Co řeší ředitel Krajského úřadu Moravskoslezského kraje

Ředitel Krajského úřadu Moravskoslezského kraje v Ostravě Tomáš Kotyza zazářil v soutěži Manažer roku 2020. Zvítězil v kategorii Veřejná správa a stal se členem TOP 10 úspěšných manažerů napříč všemi kategoriemi. „Cena je velkým uznáním i pro celý tým mých spolupracovníků. Po letech usilovné práce se ohlížím zpět a vidím moderní instituci, plnou moderních a zapálených lidí. Krajský úřad je přátelskou institucí, užitečnou a spolehlivou,“ říká úspěšný muž, který v různých manažerských funkcích působí na moravskoslezském krajském úřadu od roku 2001. Tomáš Kotyza je nadšený sportovec, miluje cyklistiku, hory, lyžování. Je ženatý, má dvě děti.

Vyhrál jste v kategorii Veřejná správa, a zároveň jste se dostal do TOP desítky mezi byznysmeny. V čem je management ve veřejné správě odlišný od soukromého sektoru? A co mají společného?

Management úřadu může být jako v úspěšném byznysu. Na vysoké úrovni. Veřejný sektor jen nemusí řešit, jak prodat své produkty, poptávka je dána zákony. Manažer ve veřejné správě však musí mít o to vyšší motivaci, být zásadový, komunikativní, chápat specifické potřeby. Měřítkem jeho práce je kvalita veřejné služby a spokojenost klienta. Chybí totiž významný běžný manažerský motivační faktor – dohodnutý podíl na hospodářském výsledku firmy. Osvícená veřejná správa stejně jako podnikatelský sektor neutrácí zbytečně za běžný provoz. Tak jako úspěšní podnikatelé investují do inovací a rozšíření výroby, tak veřejný sektor investuje do rozvoje svého území, rozšíření veřejných služeb, rekonstrukcí škol, nemocnic.

Jakým největším manažerským výzvám jste za těch dvacet působení na moravskoslezském krajském úřadu čelil?

První velkou výzvou byla možnost podílet se na vzniku této instituce, na zajištění prostor, náboru personálu, a hlavně na nastavení řídících a kontrolních procesů. Sedm let jsem byl šéfem odboru životního prostředí v kraji s katastrofálním ovzduším opakovaně drceným smogovými situacemi. To se výrazně zlepšilo systematickým a odvážným „utahováním“ podmínek provozů velkých znečišťovatelů. Byli jsme to my, kdo spolu s kolegy na ministerstvu průmyslu vymysleli kotlíkové dotace pro malé zdroje, ze kterých se stal národní fenomén s evropským přesahem. Strategický přístup a procesní řízení prosazuji i z pozice ředitele krajského úřadu. Kraj je se svými organizacemi je obrovská korporace s dvaceti tisíci zaměstnanci v různých odvětvích.

Zodpovědné řízení provozních nákladů a jejich snižování je u nás samozřejmost. Prosadil jsem komplexní korporátní přístup k řízení našich firem, od společného nakupování komodit přes jednotný vizuál až po složité ICT sdílené služby, což je v české veřejné správě stále unikátní. A samozřejmě covid. Koronavirová krize parádně prověřila charaktery, schopnost spolu vycházet, umění předvídat, vyhodnotit situaci a adekvátně na ni reagovat. Ukázala, jak je užitečné mít jistou míru odvahy a předvídavosti a být otevřený inovacím.

Můžete být podrobnější, pokud jde o onemocnění covid? Jak krajský úřad fungoval v nouzovém stavu, jak jste všechno zvládali?

Myšlenku udržitelného rozvoje, chytrého úřadu bez papíru, kde v pozitivním prostředí pracují vzdělaní a motivovaní lidé, jsme začali realizovat dávno předtím, než si pandemie začala ve světě vybírat svou daň. Máme zavedený kompletní elektronický oběh vnitřních dokumentů, máme na webu elektronické formuláře všech žádostí o naše služby, zpracováváme kvanta dat z datových skladů do manažerských sestav, to vše s technikou dálkového přístupu. I díky tomu mohl krajský úřad v době, kdy se některé organizace bortily jako domečky z karet, šlapat jako dobře namazaný stroj. I bez fyzického kontaktu zaměstnanci na home office plnili svoje úkoly, úřad svoje poslání. A ochotně dělali i spoustu věcí nad rámec pracovních povinností.

V roce 2020 jste zabodoval v soutěži Egoverment The Best 2020 a stal se eOsobností roku. Porota ocenila, že nikde jinde v Česku není tak snadné vyřídit téměř všechny potřebné záležitosti přes internet jako u vás. Byla to tedy hlavně digitalizace procesů veřejné správy, která z vašeho úřadu udělala v pandemii tahouna?

Dlouhodobě pracujeme na tom, aby ti, co nechtějí na krajský úřad chodit, nemuseli. Takže ano, díky digitalizaci procesů veřejné správy jsme mohli snadněji než jiné úřady přejít kvůli koronaviru do nouzového stavu. Všechny činnosti v samostatné i přenesené působnosti vykonával náš krajský úřad jako doposud, omezil pouze osobní kontakt s veřejností. Mohli jsme také preventivně pracovat na home office, přitom bez většího omezení poskytovat služby občanům. Veškeré tyto naše dlouhodobé investice a rozvoj chytrých technologií se nám vyplatily hlavně v první vlně pandemie. V té nejtěžší době, se kterou nikdo neměl žádné zkušenosti, jsme dokázali rychle zareagovat. Pomocí webových aplikací jsme vytvořili komplex vlastních chytrých a propojených portálů a zorganizovali tak objednávání pacientů na odběr vzorků a jejich testování, výdej ochranných pomůcek pro zdravotníky i sociální zařízení, dobrovolnickou pomoc i pomoc podnikatelům. Chytré technologie nám pomohly také dobře komunikovat s veřejností, s médii a předávat informace, které jsou v době krize velmi cenné. To všechno v situaci, kdy jsme se nemohli příliš spolehnout na přetížený stát, kdy nikdo netušil, co všechno je potřeba zařídit a jak to udělat.

Systém aplikací, které vlastními silami vytvořili zaměstnanci úřadu, byl, zdá se, jedinečný.

Neměl v celém Česku obdobu. A dokázali jsme ho spustit dříve než centrální registr Ministerstva zdravotnictví a inspirovat tak ostatní kraje a instituce v zemi. Bez ochotných lidí by to samozřejmě nešlo. Z krajských úředníků se stali vývojáři aplikací, skladníci, speditéři, dobrovolníci. Pracovali s nasazením nad rámec pracovních povinností, o víkendech, často do noci. Za to jim velmi děkuji. Ve vývoji aplikací z první vlny jsme pokračovali dál a využíváme je i nadále. Vznikly další, které pomáhají s organizací dobrovolníků, zprostředkovávají pomoc a poradenství všem, kteří museli omezit ekonomickou aktivitu. Ale to hlavní, co se podařilo, byl fakt, že jsme celou dobu sledovali a sledujeme vývoj celostátních systémů a dokázali jsme se plně integrovat jak na Informační systém infekčních nemocí, tak i na Chytrou karanténu.

Říkáte, že z krajských úředníků se stali vývojáři, skladníci, speditéři, ochotně pracovali do noci… To není jinde samozřejmost. Čím to, že u vás ano?

Úspěch organizace a projektů, které prosazujete, závisí na schopnosti a loajálnosti týmu, který máte. Proto musíte o zaměstnance neustále pečovat a motivovat je. Klíčem k úspěchu jsou lidé výkonní, vzdělaní a správně motivovaní. Vytvoření pozitivního pracovního prostředí s jasně formulovanými cíli a motivací k jejich dosažení považuji za základní úkol úspěšného manažera.

Jak konkrétně péče o zaměstnance a personální práce vypadá?

Důležité je, aby lidé chodili do práce rádi, nejen proto, aby se uživili. A aby dostali prostor zapojit se do klíčových aktivit a přijít s vlastním nápadem, jak věci vylepšit. To pak dokážou velké věci. Snažíme se o to, aby zaměstnanci spolu dobře komunikovali, vzájemně si důvěřovali, jednotlivé odbory dobře spolupracovaly, společně budujeme firemní kulturu. Velkou roli, myslím, v tom všem hraje náš ve veřejné správě stále ještě unikátní propracovaný benefitní program.

Jako jedni z nemnoha úřadů máte i firemní mateřskou školu.

Dlouhodobě pomáháme našim zaměstnancům sladit pracovní a rodinný život. Z průzkumu mezi zaměstnanci vyplynulo, že by si naprostá většina z nich přála zřídit firemní mateřskou školu. Máme patnáct procent zaměstnanců na mateřské nebo rodičovské dovolené, kterým firemní školka usnadňuje a urychluje návrat do práce. Proto jsme zřídili našeho Krajánka, chtělo to opět jen trochu odvahy a přesvědčování.

Krajský úřad Moravskoslezského kraje byl prvním „zeleným“ krajským úřadem v zemi, kromě prosazování ekologických zásad se hlásíte ke společenské odpovědnosti.

Dělat pro kraj, pro jiné lidi více než je naše povinnost a než nám ukládá zákon, to je podstata společenské odpovědnosti. Mnozí stále ještě vnímají existenci a činnost orgánů veřejné správy jako zvláštní, mnohdy privilegovaný svět pravomocí a paragrafů, který nejeví zájem o své okolí a nemá potřebu vcítit se do jejich každodenních problémů. Opak je ale pravda. Není nám to jedno. Snažíme se podporovat rozvoj regionu, jeho atraktivitu pro pracovité, vzdělané a patrioticky uvažující lidi a snažíme se přitom být ohleduplní k životnímu prostředí. A také pomoci těm, kteří se musejí poprat se zdravotním nebo sociálním znevýhodněním. Úroveň společnosti se přece pozná podle toho, jak se chová k těm nejslabším, tedy k postiženým, nemocným a starým. A my v tom chceme být hodně vysoko.