Newslettery

Dostávejte to nejzajímavější ze světa veřejné správy i v našich newsletterech.

    PromoNews

    Výběr toho nejzajímavějšího za posledních 14 dní do vaší emailové schránky.

    2x měsíčně

    PromoDay

    Přehled nejnovějších článků. Každý pracovní den do vaší schránky.

    5x týdně

    Představujeme vám

    Výběr z těch nejzajímavějších rozhovorů s představiteli veřejné správy.

    1x měsíčně

    Akce

    Přehled nadcházejících konferencí, soutěží, školení na následující měsíc.

    1x měsíčně

    Kliknutím na „Odebírat“ souhlasíte s našimi zásadami o Ochraně osobních údajů a zasíláním pravidelných newsletterů. Odhlásit se můžete kdykoliv.

    Chytré městoIT

    Digitalizace ekonomických agend v prostředí veřejné správy

    2. díl seriálu (1.díl seriálu ZDE)

     

    Na co si dát pozor a na co se zaměřit při přechodu na digitalizaci  

    Dávejte pozor na splnění všech náležitostí související legislativy, zejména:

    • zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví,
    • zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě,
    • zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě,
    • zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,

    která bohužel není na digitalizaci stavěna. Je nutné zajistit čitelnost a neměnnost záznamů, a tedy zaměřit se na průkaznou konverzi a uchovávání dokladů, ideálně v informačních systémech bez nutnosti tisku nebo uchovávání analogových záznamů. Ministerstvo financí k tomu doporučujeme uznávaný formát PDF/A s připojením uznávaného elektronického podpisu nebo obdobného identifikačního záznamu.[1] PDF/A je oficiální archivační verze formátu PDF definovaná v standardech ISO 19005-1:2005 a ISO 19005-2:2011. Jedná se o zúžení definice formátu PDF tak, aby bylo možné soubory uložené v PDF/A otevřít beze ztráty informace i všemi budoucími verzemi softwarových nástrojů. V případě dokumentů v digitální podobě se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase[2]. Právě PDF/A je navrženo tak, aby dokumenty zůstaly čitelné, přístupné a byly schopny poskytnout svůj obsah v dlouhodobém horizontu.

    Z hlediska finanční kontroly v případě využití elektronických prostředků zákon nevyžaduje použití kvalifikovaného, uznávaného nebo zaručeného elektronického podpisu. Pro účely řídicí kontroly je dostatečný i nezměnitelný záznam v informačním systému (např. jednoznačné přihlašovací údaje).[3] Nezapomeňte si stanovit oprávnění v informačních systémech pro odpovědné osoby v souladu s § 33a odst. 10, doporučujeme spojit vnitřním předpisem roli příkazce operace s osobou odpovědnou za účetní případ a hlavní účetní s osobou odpovědnou za zaúčtování.

     

    Jak naplnit požadavky průkaznosti účetních záznamů v případě digitalizace ekonomických agend

    Průkaznost účetního záznamu je definována § 33a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Co se málo ví, že parametry průkaznosti účetního záznamu, v případě nakládání s veřejnými prostředky, jsou specifikovány a podrobně stanoveny pravidly řídící kontroly[4].

    Stručně k zajištění průkaznosti účetních záznamů je nutné zajistit:

    • Kvalifikované elektronické podpisy
    • Časová razítka
    • Archivní formát PDF/A
    • Auditní stopu a uchovávání souvisejících dokladů a záznamů[5] (auditní stopou se myslí tok všech souvisejících dokladů a okolností od zahájení transakce (včetně zdrojových dokladů, jako je např. objednávka) až po dokončení transakce (to je např. posledním záznamem v účetní uzávěrce), přičemž vždy musí být zajištěna provázanost mezi všemi různými doklady a kroky v tomto procesu.
    • Schválení řídící kontrolou
    • Neporušitelnost obsahu (zajištění neporušenosti obsahu a čitelnosti dokladu po celou dobu jeho „životnosti“, od doby vystavení až po ukončení lhůty pro uchovávání dle § 34 odst. 3 zákona č. 235/2004 Sb.)

     

    Jak využít digitální technologie k efektivnímu přenosu dat

    Nejen v době pandemie, ale i při práci z domova nebo z různých pracovišť nám digitální technologie umožňují přidat na efektivitě a nebrzdit práci kvůli tomu, že šanony a doklady jsou v jedné kanceláři, čekající košilky objednávek na stole u pana starosty, paní účetní má zrovna školení a správce rozpočtu je na OČR. V současné době už neobíhají lidé, ale obíhají informace.

    Jak na kontrolu v digitálním prostředí

    V případě digitalizace ekonomických agend v prostředí obce nemá kontrolující oporu v legislativě požadovat záznamy ke kontrole v analogové podobě při splnění všech požadavků popsaných výše. Dle § 33 odst. 3 zákona č. 563/1991 Sb. může účetní jednotka provést převod účetního záznamu s tím, že musí zajistit shodu s původním formou a nezpochybnitelnost. Pro výkon kontroly umožní kontrolovaný přístup kontrolorovi/internímu auditorovi do všech aplikací, ve kterých vede ekonomické agendy. Auditor tak získává obrovskou výhodu a náskok, v papírové podobě by se mu totiž nepodařilo zkontrolovat takový vzorek dat.

    Rada pro kontrolujícího: Zajistěte si přístup do všech aplikací, kde kontrolovaný vede ekonomické agendy. Připravte se na kontrolu na místě výběrem pouze rizikových operací na základě předchozí analýzy.

    Rada pro kontrolovaného: Zajistěte tzv. supervizorský (nahlížecí) přístup auditorovi do vašich aplikací, ve kterých vedete ekonomické agendy, seznamte ho rámcově s jejich ovládáním.

    Obě strany tak maximálně ušetří na čase, zejména s prohledáváním šanonů na místě. Do budoucna si dokážeme představit výkon kontroly plně vzdáleně, nebo dokonce automatizovaně – softwary vyhodnocují rizika za vás a generují reporty pro auditory.

     

    Jak minimalizovat náklady na vedení ekonomických agend

    Výhodným řešením z hlediska:

    • zajištění odbornosti, kvalifikace,
    • naplnění souladu s veškerou platnou související legislativou,
    • snížení nákladů na kontinuální vzdělávání pracovníků,
    • zastupitelnosti

    se jeví outsourcing digitální ekonomické služby, který zajistí vedení ekonomických agend za vás. Outsourcing lze využít v oblasti nastavení vnitřního řídícího a kontrolního systému (zajištění interních směrnic, výkon funkce interního auditu, monitorování a vyhodnocování výsledků finanční kontroly a podávání zpráv Ministerstvu financí, provádění analýzy rizik), v oblasti registru smluv (uveřejňování a kontrola smluv), v oblasti vedení rozpočtu, samozřejmě v oblasti účetnictvíreportingu autoritám, zpracování daní nebo v oblasti mzdové a personální agendy. Vše digitálně, pro vás přístupné online, bez starostí a s minimalizací rizik.

     

    Ing. Monika Fröhlichová, MSc.,
    Certifikovaný interní auditor ve veřejné správě – Senior

     


    [2] § 3 odst. 5 zákona č. 499/2004 Sb.

    [3] Stanovisko odboru Centrální harmonizační jednotka č. 3/2018

    [4] Stanovisko Ministerstva financí ČR ze dne 15.5.2019, č.j. MF-11771/2019/28-2, PID: MFCR9XFEMT.

    [5] Jaké účetní záznamy se mají uschovat stanovuje § 31 zákona č. 563/1991 Sb.

    Nejčtenější kategorie
    Chytré město
    367
    Energetika
    367
    IT
    241
    Dotace a Finance
    1081
    Odpady
    197

    Nezmeškejte žádné informace!

    Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze