2. díl seriálu (1.díl seriálu ZDE)

 

Na co si dát pozor a na co se zaměřit při přechodu na digitalizaci  

Dávejte pozor na splnění všech náležitostí související legislativy, zejména:

• zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví,
• zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě,
• zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě,
• zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,

která bohužel není na digitalizaci stavěna. Je nutné zajistit čitelnost a neměnnost záznamů, a tedy zaměřit se na průkaznou konverzi a uchovávání dokladů, ideálně v informačních systémech bez nutnosti tisku nebo uchovávání analogových záznamů. Ministerstvo financí k tomu doporučujeme uznávaný formát PDF/A s připojením uznávaného elektronického podpisu nebo obdobného identifikačního záznamu.^[1] PDF/A je oficiální archivační verze formátu PDF definovaná v standardech ISO 19005-1:2005 a ISO 19005-2:2011. Jedná se o zúžení definice formátu PDF tak, aby bylo možné soubory uložené v PDF/A otevřít beze ztráty informace i všemi budoucími verzemi softwarových nástrojů. V případě dokumentů v digitální podobě se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase^[2]. Právě PDF/A je navrženo tak, aby dokumenty zůstaly čitelné, přístupné a byly schopny poskytnout svůj obsah v dlouhodobém horizontu.

Z hlediska finanční kontroly v případě využití elektronických prostředků zákon nevyžaduje použití kvalifikovaného, uznávaného nebo zaručeného elektronického podpisu. Pro účely řídicí kontroly je dostatečný i nezměnitelný záznam v informačním systému (např. jednoznačné přihlašovací údaje).[3] Nezapomeňte si stanovit oprávnění v informačních systémech pro odpovědné osoby v souladu s § 33a odst. 10, doporučujeme spojit vnitřním předpisem roli příkazce operace s osobou odpovědnou za účetní případ a hlavní účetní s osobou odpovědnou za zaúčtování.

 

Jak naplnit požadavky průkaznosti účetních záznamů v případě digitalizace ekonomických agend

Průkaznost účetního záznamu je definována § 33a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Co se málo ví, že parametry průkaznosti účetního záznamu, v případě nakládání s veřejnými prostředky, jsou specifikovány a podrobně stanoveny pravidly řídící kontroly[4].

Stručně k zajištění průkaznosti účetních záznamů je nutné zajistit:

• Kvalifikované elektronické podpisy
• Časová razítka
• Archivní formát PDF/A
• Auditní stopu a uchovávání souvisejících dokladů a záznamů[5] (auditní stopou se myslí tok všech souvisejících dokladů a okolností od zahájení transakce (včetně zdrojových dokladů, jako je např. objednávka) až po dokončení transakce (to je např. posledním záznamem v účetní uzávěrce), přičemž vždy musí být zajištěna provázanost mezi všemi různými doklady a kroky v tomto procesu.
• Schválení řídící kontrolou
• Neporušitelnost obsahu (zajištění neporušenosti obsahu a čitelnosti dokladu po celou dobu jeho „životnosti“, od doby vystavení až po ukončení lhůty pro uchovávání dle § 34 odst. 3 zákona č. 235/2004 Sb.)

Jak využít digitální technologie k efektivnímu přenosu dat

Nejen v době pandemie, ale i při práci z domova nebo z různých pracovišť nám digitální technologie umožňují přidat na efektivitě a nebrzdit práci kvůli tomu, že šanony a doklady jsou v jedné kanceláři, čekající košilky objednávek na stole u pana starosty, paní účetní má zrovna školení a správce rozpočtu je na OČR. V současné době už neobíhají lidé, ale obíhají informace.

Jak na kontrolu v digitálním prostředí

V případě digitalizace ekonomických agend v prostředí obce nemá kontrolující oporu v legislativě požadovat záznamy ke kontrole v analogové podobě při splnění všech požadavků popsaných výše. Dle § 33 odst. 3 zákona č. 563/1991 Sb. může účetní jednotka provést převod účetního záznamu s tím, že musí zajistit shodu s původním formou a nezpochybnitelnost. Pro výkon kontroly umožní kontrolovaný přístup kontrolorovi/internímu auditorovi do všech aplikací, ve kterých vede ekonomické agendy. Auditor tak získává obrovskou výhodu a náskok, v papírové podobě by se mu totiž nepodařilo zkontrolovat takový vzorek dat.

Rada pro kontrolujícího: Zajistěte si přístup do všech aplikací, kde kontrolovaný vede ekonomické agendy. Připravte se na kontrolu na místě výběrem pouze rizikových operací na základě předchozí analýzy.

Rada pro kontrolovaného: Zajistěte tzv. supervizorský (nahlížecí) přístup auditorovi do vašich aplikací, ve kterých vedete ekonomické agendy, seznamte ho rámcově s jejich ovládáním.

Obě strany tak maximálně ušetří na čase, zejména s prohledáváním šanonů na místě. Do budoucna si dokážeme představit výkon kontroly plně vzdáleně, nebo dokonce automatizovaně – softwary vyhodnocují rizika za vás a generují reporty pro auditory.

Jak minimalizovat náklady na vedení ekonomických agend

Výhodným řešením z hlediska:

• zajištění odbornosti, kvalifikace,
• naplnění souladu s veškerou platnou související legislativou,
• snížení nákladů na kontinuální vzdělávání pracovníků,
• zastupitelnosti

se jeví outsourcing digitální ekonomické služby, který zajistí vedení ekonomických agend za vás. Outsourcing lze využít v oblasti nastavení vnitřního řídícího a kontrolního systému (zajištění interních směrnic, výkon funkce interního auditu, monitorování a vyhodnocování výsledků finanční kontroly a podávání zpráv Ministerstvu financí, provádění analýzy rizik), v oblasti registru smluv (uveřejňování a kontrola smluv), v oblasti vedení rozpočtu, samozřejmě v oblasti účetnictví, reportingu autoritám, zpracování daní nebo v oblasti mzdové a personální agendy. Vše digitálně, pro vás přístupné online, bez starostí a s minimalizací rizik.

 

Ing. Monika Fröhlichová, MSc.,
Certifikovaný interní auditor ve veřejné správě – Senior