Proč města a obce stále nevyužívají moderní nástroje a aplikace?

Digitalizace se stala nedílnou součástí moderního světa, a přesto v mnoha městech a obcích zůstávají administrativní procesy spíše tradiční než digitální. Jak je možné, že i dnes, kdy jsou k dispozici snadno dostupné technologie, které šetří čas, náklady i lidské zdroje, se stále mnoho úřadů drží zastaralých metod?

Jedním z důvodů je často nedostatečná informovanost. Nové nástroje mohou na první pohled působit složitě a úřady se obávají, že jejich zavedení bude znamenat časově náročný proces s nejistým výsledkem. Konzervativní přístup je dalším faktorem – mnohé obce dávají přednost osvědčeným postupům, i když jsou pomalejší a méně efektivní. K tomu se přidávají obavy z technických komplikací, případně z potřebné investice do nových systémů, kterou si menší obce často nemohou dovolit. A v neposlední řadě tu hraje roli i podceňování dopadů. Administrativa je stále často vnímána jako rutinní a nenápadná část agendy, kterou není nutné modernizovat.

Dopis Online je součást Spisky

Příkladem nástroje, který je snadno dostupný a výrazně usnadňuje administrativní procesy, je služba Dopis Online, integrovaná do spisové služby Spiska. Přestože se jedná o řešení, které je na trhu již několik let, stále jej mnoho úřadů nevyužívá.

Dopis Online umožňuje úřadům snadno odesílat obyčejné i doporučené zásilky, včetně dopisů s doplňkovými službami, jako je doručení do vlastních rukou nebo volba úložní lhůty. Dokumenty stačí vytvořit ve formátu PDF a služba se postará o tisk, obálkování i doručení – ať už na území České republiky, nebo do zahraničí. To vše lze řídit přímo z aplikace Spiska, která navíc automaticky stahuje elektronické doručenky, což šetří čas a eliminuje nutnost ručního zpracování papírových potvrzení.

Přestože je Dopis Online nástrojem, který šetří čas i lidské zdroje, jeho využití je stále omezené. A to navzdory tomu, že jeho implementace není složitá a nevyžaduje žádné velké technické zázemí. Pro mnohé obce by přitom mohlo jít o první krok na cestě k digitalizaci a modernizaci jejich agendy.

Udržitelnost jako součást digitalizace

Digitalizace však není jen o efektivitě a úsporách. Automatizace procesů znamená nejen méně odpadu, ale také nižší uhlíkovou stopu spojenou s dopravou. Pokud však má digitalizace plně naplnit svůj potenciál, je nezbytné, aby spisová služba byla přímo propojená s informačními systémy organizace. Pouze tehdy, když všechny funkce spisové služby fungují v harmonii s ostatními procesy, můžeme hovořit o skutečně korektní digitalizaci.

Zavádění moderních nástrojů do veřejné správy má mnohem širší dopad, než se na první pohled může zdát. Města a obce, které se rozhodnou využít potenciál digitalizace, nejen usnadní práci svým úředníkům, ale zároveň přispějí k ochraně životního prostředí a vytvoří efektivnější služby pro své občany. Spiska s Dopisem Online je příkladem, že digitalizace nemusí být složitá, ale naopak přístupná, praktická a udržitelná.

Bc. Pavlína Vobořilová

konzultantka spisové služby Spiska

Asseco Solutions