Digitalizace zjednoduší posuzování investičních záměrů a zefektivní plánování, sledování a vyhodnocování stavebních zakázek
Často jsme svědky toho, že se investice spravují a hlídají pouze pomocí excelových tabulek. S každým novým požadavkem, připomínkou, novou informací pak excel bobtná a stává se nepřehledným. A čím menší přehled, tím větší je pravděpodobnost, že vzniknou chyby. Nemluvě o podobě samotných tabulek – informace, které ve své tabulce spravuje jeden kolega podle svého nejlepšího vědomí a svědomí, nemusí vyhovovat druhému. Ve finále se pak u vedoucího oddělení sejde pět různých excelů od pěti spolupracovníků. Musí se v nich zorientovat, domluvit se s ostatními kolegy a následně z nich zpracovat další excel pro potřeby vedení. Přitom moderní informační systém, jakým je například eCity, umožní uživatelům jednoduše řídit veškeré investiční akce v celém životním cyklu. Zároveň eCity dokáže propojit různé systémy a softwarové nástroje, jako je Ginis nebo Vera, a díky tomu budou všechna data přehledně na jednom místě. To usnadňuje práci a dohledávání informací v budoucnu.
V Českém Těšíně vsadili na digitalizaci
Jedním z příkladů, kdy město začalo využívat moderní nástroj pro sledování investičních zakázek a přehlednou evidenci investičních akcí, je Český Těšín. „Investiční akce od zrodu myšlenky po kolaudaci je dlouhý a komplexní proces, jehož jednotlivé fáze se od sebe často velmi liší co do podstaty činností i dotčené okruhu osob či odborů. Moderní systém umí sledovat zároveň technické, finanční i realizační aspekty a následně stavbu katalogizuje a kontinuálně dál sleduje,“ vystihuje v hlavních bodech přínos eCity místostarosta Českého Těšína Jan Pekař. A vedoucí finančního odboru na v Českém Těšíně Hana Petrušková místostarostu doplňuje: „Města v drtivé většině případů využívají pro realizaci svých investičních záměrů dotace, jejichž čerpání je zpravidla spojeno s vyššími nároky na administrativu a účetní i technickou evidenci. Nástroj eCity tyto procesy zrychluje a průběžně kontroluje, čímž zásadně snižuje chybovost výkaznictví.“
Přehledná kontrola akcí je samozřejmostí
Jak systém eCity vlastně konkrétně pomáhá? Především jsou v něm všechny zakázky přehledně seřazené v zásobníku akcí. Každou investiční akci lze jednoduše plánovat z pohledu času, financí a každá zakázka s sebou nese i spoustu informací v kartě akce. Například informace o určení investice nebo o dotačním titulu a také stručný popis akce. Tím, že už to není v excelu, ale v informačním systému, můžeme informace různě seskupovat a filtrovat podle svých potřeb. Karta akce je vlastně takový „rodný list“ stavby: kromě popisu a názvu může obsahovat další informace, které je potřeba sledovat. A spolu s investičním plánem akce tvoří nedílnou součást každé investice. Každou informaci, která se do systému vloží, je možné exportovat pro další účely zpátky do excelu. Rozdíl je ale v tom, že tento excel není vytvořen uživatelem, ale generován systémem a obsahuje aktuální informace.
Hlídání důležitých termínů je snadné
Ze zásobníku akcí lze také generovat plán akcí na víceleté období. Systém eCity dokáže veškeré zakázky roztřídit v čase i ve vztahu k finančním prostředkům, které se využijí na přípravu projektové dokumentace i na samotnou realizaci. Navíc díky tomuto dokonalému přehledu lze vždy přesně říct, v jakém stavu se zakázka nachází, kolik asi bude stát a na kdy je naplánovaná realizace. To je pouze stručný výčet výhod a přínosů, jak může systém eCity pomoci při správě a řízení veřejných investic. Pokud se chcete s tímto softwarovým nástrojem podrobně seznámit, můžete navštívit některý z našich webinářů Správa a řízení investic pro veřejné zadavatele na odkaze níže anebo navštivte www.callida.cz.
Jak systém eCity pomáhá
- všechna oddělení pracují v jednotném prostředí
- veškerá data jsou na jednom místě
- přehledná kontrola akcí – každý má přehled o tom, v jakém stavu se investiční akce nachází
- méně ručního zadávání a přepisování dat šetří čas a minimalizuje chybovost
- hlídá důležité termíny (platnost stavebního povolení, záruky, blížící se milníky projektu apod.)
- umožňuje jednoduché vyhledávání