Newsletter

Dostávejte to nejzajímavější ze světa veřejné správy i v našich newsletterech.

* Kliknutím na „Odebírat“ souhlasíte s našimi zásadami o Ochraně osobních údajů a zasíláním pravidelných newsletterů. Odhlásit se můžete kdykoliv.

Chytré město

Pro čistotu a krásu města Pelhřimova

Image

Zajištění činností souvisejících s odpadovým hospodářstvím, s čistotou i s celkovým vzhledem a rozvojem města Pelhřimova a také se správou majetku svěřeného městem. Tak by se v kostce dala popsat činnost společnosti s názvem Technické služby města Pelhřimova. Od roku 2022 jejímu managementu i pracovníkům pomáhá v jejich činnosti informační systém HELIOS Nephrite z produkce společnosti Asseco Solutions, který dodala a implementovala firma Koncept Hradec Králové.

Organizace Technické služby města Pelhřimova byla městem zřízena jako samostatná příspěvková organizace tvořící jednotný funkční, organizační a hospodářský celek s právní subjektivitou. Podílí se na zabezpečování hospodářského a technického rozvoje města Pelhřimova a integrovaných obcí a ve volné kapacitě, v rámci povolené doplňkové činnosti, poskytuje služby i pro další subjekty.

Veškeré práce a služby poskytované podle zřizovací listiny organizace jsou evidenčně realizovány na základě funkcionality Zakázek  a provedené práce a služby jsou také podrobně podle těchto Zakázek sledovány.

Požadavky

Je zjevné, že organizace s takto pestrou a obsáhlo paletou činností se neobejde bez pomoci podnikového informačního systému. Situace v Technických službách města Pelhřimova však dříve nebyla ideální, k řízení firmy zde bylo využíváno několik informačních systémů a dílčích agend.

S ohledem na celkový stav zdejšího softwaru a také s ohledem na nové požadavky legislativy v oblasti vykazování pro příspěvkové organizace (PAP výkaz) rozhodlo v roce 2021 vedení organizace o výběru nového informačního systému.

Hlavním cílem pořízení nového systému bylo splnění požadavků vedení organizace na provázanost provozních evidencí s ekonomikou a vytvoření prostoru pro nastavení schvalovacích procesů, jakož i potřeba opouštění analogových dokumentů.

Jako nejvhodnější bylo zvoleno řešení prezentované společností Koncept Hradec Králové, které bylo vytvořeno speciálně pro technické služby na platformě HELIOS Nephrite.

 

Rozhodnutí

Prvním krokem k pořízení nového informačního systému bylo pochopitelně výběrové řízení. Pro ně byly stanoveny hlavní požadavky na funkcionalitu systému:

  • Jednotné manažerské prostředí pro vyhodnocování provozu i ekonomiky
  • Provozní a ekonomické evidence vedené v jednom systému (ve společné DB)
  • Systém dimenzí pro provozní i ekonomickou část, proložený přes celý systém, jako předpoklad pro průkazný reporting
  • Funkčnost pro auditovatelné rozpouštění režií středisek a správní režie a pro kalkulace nákladů objednávek a oblastí činností a útvarů
  • Společné nástroje pro vyhodnocování provozu i ekonomiky
  • Operativní přizpůsobení systému změnám pracovních procesů a organizaci prací
  • Garance plné podpory legislativy pro příspěvkové organizace
  • Bezpečnost dat v informačním systému
  • Snadná rozšiřitelnost a změny nastavení systému

Dodavatel dokázal veškeré požadavky splnit do puntíku a – po roce to již lze říci – k plné spokojenosti vedení TSMP.

„Nový systém nám svými vlastnostmi a robustní architekturou otevřel cestu rozvoje zejména v oblasti komplexnosti a průkaznosti informací o realizovaných pracích a službách, včetně jejich nákladů. Otevírá nám též nové možnosti v objektivní prezentaci informací o vykonaných činnostech vůči našemu zřizovateli a také vůči veřejnosti. Dalšími důvody naší volby byla zejména modulární otevřenost a použitá moderní technologie Microsoft .NET,“ sděluje důvody rozhodnutí Eva Hamrlová, ředitelka organizace Technické služby Pelhřimov.

„Informační systém HELIOS Nephrite pro technické služby jsme si vybrali v konkurenci s ostatními systémy na tuzemském trhu, na základě naplnění funkčních požadavků v oblasti ekonomiky a automatizace tvorby státních účetních výkazů, včetně výkazu PAP, a také na základě poskytnutých referencí,“ dodává Romana Kohoutová, vedoucí ekonomického úseku.

Implementace a import dat

Smlouva o dodání systému HELIOS Nephrite pro technické služby mezi společností Koncept Hradec Králové a Technickými službami Pelhřimov byla podepsána v září 2021. Klíčovým úkolem bylo provedení migrací dat před startem systému a rozběhnutí provozních evidencí od začátku ledna 2022, ZÚK (Zimní údržba komunikací) od listopadu 2021. Vzhledem ke kvalitní spolupráci obou stran byla implementace nejen úspěšná, ale také lidsky příjemná.

Za pouhé čtyři měsíce od podpisu smlouvy zde byl informační systém HELIOS Nephrite pro technické služby spuštěn pro všechny základní moduly. Během prvního čtvrtletí 2022 byly nasazeny počáteční stavy a bylo zprovozněno integrované Výkaznictví pro příspěvkovou organizaci. Současně došlo i ke spuštění přeúčtování nerozlišených nákladů střediskové a správní režie na Zakázky  a byl zprovozněn modul pro Hřbitovní agendu , při jehož implementaci si vyžádaly velké úsilí importy historických dat.

„Největším přínos vidím v tom, že máme jednotný systém, který žije s námi a nenutí nás hledat vedlejší řešení nebo speciální programové komponenty, které by bylo třeba na něj napojovat,“ konstatuje Eva Hamrlová.

Přínosy nového systému

  • Rozšíření informačního systému na všechny útvary organizace – modul Provoz
  • Průkazná auditovatelná alokace nákladů v oblasti hospodaření s odpady, při rozúčtování společných nákladů na Útvary a Zakázky
  • Průkazná evidence prací a služeb vykonaných na objednávkách, včetně ZÚK
  • Urychlení kontrolních mechanismů a zkrácení času měsíčních uzávěrek
  • Zavedení uzávěrek provozních evidencí mělo zásadní význam pro zkvalitnění sledovaných údajů
  • Spuštění elektronické výměny dokumentů s dodavateli a odběrateli
  • Zajištění elektronické komunikace s orgány státní správy, zejména v oblasti tvorby legislativou předepsaných výkazů, včetně přípravy pro tvorbu, kontroly a předání PAP výkazu
  • Zefektivnění procesů ve skladové oblasti, včetně podpory pro průkazné odpočty DPH v oddilu Hospodářské činnosti
  • Auditování všech uživatelských aktivit v systému
  • Úzká vazba mezi Provozními evidencemi a Ekonomikou, použití společného modelu účetních dimenzí v celém systému
  • Zefektivnění evidence docházky, jako podkladu pro zpracování mezd
  • Nová koncepce reportingu nad jednotným modelem provozních e ekonomických dat s využitím jednotného modelu účetních dimenzí

 

Přítomnost i budoucnost

Systém HELIOS Nephrite kromě všech výhod, které jsou již nyní patrné, nabízí organizaci Technické služby města Pelhřimova potenciál pro další rozšiřování o nové funkcionality. Hlavní část analogových dokumentů byla nahrazena elektronickými dokumenty a tento trend bude dále pokračovat. Organizace bude potřebovat také zprovoznění rozhraní podle Národního standardu pro Spisovou službu podle platné legislativy, kterým HELIOS Nephrite disponuje. Konsolidovaná data Hřbitovní  agendy budou online poskytována připravované pasportizaci hřbitovů v systému města Pelhřimov.

Hlavní funkcionality systému HELIOS Nephrite v Technických službách města Pelhřimova

  • Doprava
  • Údržba a čištění komunikací, údržba zeleně
  • Zimní údržba komunikací
  • Provozní výkazy
  • Smlouvy na odpady
  • Hřbitovní agenda
  • Personální evidence a výkazy práce
  • Přeúčtování režií

 

Autor: Petr Jiras, Brand manager systému HELIOS Nephrite společnosti Asseco Solutions

Štítky
Nejčtenější kategorie
Chytré město
454
Energetika
530
IT
397
Dotace a Finance
1402
Odpady
257

Nezmeškejte žádné informace!

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze