Právo občana na digitální služby bude pro mnoho úřadů výzva

Únorový termín spuštění digitálních služeb českých úřadů se blíží, a ne všechny instituce ho stihnou. Občan ale bude mít právo v každém případě vyřizovat svoje žádosti a podání digitálně, a pokud mu to úřad neumožní formou chytrých formulářů, bude moci využít jakýkoli digitální nástroj dle archivního zákona, upozorňuje v rozhovoru Pro města a obce Mgr. Jan Frk ze společnosti Software602, která se zabývá elektronizací oběhu dokumentů, jejich schvalováním, podepisováním a archivací.

Od 1. února 2025 má mít každý občan zákonné právo využívat všechny služby veřejné správy digitálně. Myslíte si, že stát tento cíl stihne naplnit?

Přestože na tento úkol měl stát skutečně mnoho času, v tuto chvíli je již zřejmé, že to nestihne. Přestože by se mělo věřit v nejlepší možný výsledek, je to velice podceňované téma a u řady úřadů to už není možné stihnout. Některé úřady jistě předvedou příkladná řešení, zatímco jiné možná budou potřebovat více času. Takže uvidíme, co nám přinese únor 2025.

Bude tato povinnost platit i pro samostatnou působnost měst a obcí?

V tomto případě mají města a obce určitou výhodu, protože povinnost se vztahuje jen na přenesenou působnost. Samostatná působnost bude moci pokračovat svým tempem, což může být z praktického hlediska rozumnější.

V čem spatřujete největší rizika spojená s tím, že by se digitalizace veřejné správy nestihla v termínu? Co by hrozilo institucím, které by zákonnou lhůtu nesplnily?

Poslední léta je slovu „digitalizace“ ve veřejné správě bohužel ubližováno mnoha nepovedenými projekty, které pociťují nejen územní samosprávy. Největší rizika vždy zahrnují zejména reputační škody a politické následky. Navíc by mohly vzniknout žaloby za nesprávný úřední postup a zvýšené náklady spojené s náhradami škod a neefektivním zpracováním podání. Obce a města navíc budou první frontovou linií ve vysvětlování toho, proč to stát nestihl, což bude krajně nepříjemné a nevděčné. Tyto instituce budou muset čelit přímé nespokojenosti občanů a nést tíhu následků za nedodržené termíny na svých bedrech.

A opačně, jaké možnosti by měli občané, kteří by chtěli svoji agendu vyřídit digitálně, ale nefunkční systém by jim to neumožnil?

Zákon na toto pamatuje. Pokud orgán veřejné moci nezveřejní příslušný elektronický formulář pro daný digitální úkon, občané mají právo využít jakýkoli datový formát a způsob podání dle zákona o archivnictví a spisové službě a být kreativní. Podání mohou být i v nečekaných formách, jako například audiovizuální nahrávky natočené na mobilní telefon zaslané emailem nebo datovou schránkou. Tím samozřejmě nikoho nenabádám, jelikož vyřizovat podání, které někdo nazpíval, není zrovna efektivní. Nicméně tato možnost ilustruje flexibilitu, kterou zákon občanům poskytuje v případě nedostatečné digitalizace ze strany úřadů.

Software602 dodává i datové schránky. Máte nějaké informace o připravovaných změnách? Často se hovoří o velkoobjemových datových zprávách. O co vlastně jde?

Ano, jednou z připravovaných změn je zvýšení maximální velikosti datových zpráv z aktuálních 100 MB na 1 GB. To by mělo významně usnadnit práci s velkými soubory, které jsou pro některé organizace nezbytné. Zároveň se diskutuje možnost, aby si jednotliví uživatelé mohli nastavit maximální velikost přijímaných zpráv a preferované datové formáty. Tyto změny by měly přinést větší flexibilitu a přizpůsobivost systému potřebám uživatelů. Dále se zvažuje například řešení problému mazání datových zpráv po 90 dnech, což je často kritizovaná praxe.

Jste členem Expertní pracovní skupiny k autorizované konverzi dokumentů CzechPOINT pod odborem služeb eGovernmentu Digitální a informační agentury. Co je úkolem této skupiny?

Naším úkolem je aktualizovat proces autorizované konverze dokumentů, aby byl efektivnější a reflektoval aktuální praxi. Zaměřujeme se na rozšíření spektra dokumentů, které lze konvertovat, a řešení technických a právních výzev spojených s touto činností. Je to komplexní úkol, který vyžaduje spolupráci mnoha odborníků.

Často přednášíte pro města a obce. Jaké téma je mezi nimi nejžádanější?

Přednáším více, než bych chtěl, a méně, než by bylo potřeba. Přednášení pro města a obce se stalo nezbytnou součástí mé práce, protože potřeba vzdělávání a informovanosti v oblasti eGovernmentu je stále velmi aktuální. Témat je mnoho, nicméně největší zájem je neustále o problematiku elektronických podpisů, pečetí a časových razítek. Tato témata jsou klíčová, zejména nyní s příchodem nového evropského nařízení eIDAS 2.0, které přináší řadu změn a nových požadavků. Města a obce se na tyto novinky intenzivně připravují a moje přednášky jim pevně doufám pomáhají lépe porozumět, jak tyto technologie správně implementovat a využívat.

V oblasti elektronického podpisu mají nastat změny. Jaké jsou a jaký dopad budou mít na obce a města?

Ano, jednou z nejvýznamnějších změn bude zavedení nového nařízení eIDAS 2.0, které přináší několik klíčových inovací. Jednou z nich je eWallet, která mimo jiné umožní občanům snadněji spravovat své digitální identity. To znamená, že proces získávání a používání elektronických podpisů bude mnohem jednodušší a přístupnější. Další důležitou změnou jsou nové kvalifikované služby, zejména v oblasti uchovávání elektronických dokumentů a vzdáleného podepisování a pečetění. Tyto služby budou obcím a městům umožňovat bezpečnější a efektivnější správu elektronických dokumentů. Implementace těchto změn vyžaduje určitou přípravu, ale přínosy budou stát za to, protože zjednoduší nejen práci úředníků, ale i interakci občanů s veřejnou správou.

Mgr. Jan Frk je ředitelem divize eGovernment ve společnosti Software602, kde se specializuje na problematiku elektronické správy dokumentů a digitalizace veřejné správy. Díky své odbornosti a bohatým praktickým zkušenostem je často vyhledáván jako externí poradce pro eGovernment a spisovou službu u řady ústředních orgánů státní správy. Aktivně se podílí na přípravě legislativních norem a metodických pokynů v oblasti digitalizace. Je také členem různých odborných organizací zaměřených na eGovernment. Jeho práce významně přispívá k modernizaci a efektivitě veřejné správy v České republice. Je ženatý, má dvě děti a ve volném čase rád hraje golf.