Finanční analytický úřad digitalizoval podpisy, pečetě i formuláře. Místo několika systémů zvolil jedno řešení
Digitalizace úřadu nemusí začínat výměnou všech informačních systémů. Mnohem častější je postupný přístup. Nejprve elektronické podpisy, později pečetě, formuláře nebo archivace dokumentů. Pokud na sebe jednotlivé technologie navazují, může úřad rozšiřovat digitální služby podle aktuálních potřeb, aniž by pokaždé otevíral nový integrační projekt.
Právě touto cestou se vydal Finanční analytický úřad. Během několika let postupně rozšířil své digitální služby o kvalifikované elektronické podpisy, pečetě, převody dokumentů do formátu PDF/A i moderní formulářové technologie. Cílem nebyla jednorázová změna, ale vytvoření prostředí, ve kterém jednotlivé části digitalizace fungují jako jeden celek.
První etapou bylo zavedení kvalifikovaných elektronických pečetí. Na ně navázalo elektronické podepisování dokumentů podle nařízení eIDAS a následně také automatické převody dokumentů do archivačního formátu PDF/A. Posledním krokem byla modernizace elektronických formulářů podle pravidel Design systému gov.cz.
Technologie dodala společnost Software602, která patří mezi kvalifikované poskytovatele služeb vytvářejících důvěru podle evropského nařízení eIDAS. Vedle elektronických podpisů a pečetí nabízí také časová razítka, kvalifikované ověřování, formulářové technologie nebo dlouhodobou archivaci dokumentů. Její řešení dnes využívají stovky organizací veřejného i soukromého sektoru a jejich prostřednictvím se každoročně podepisují více než 11 milionů dokumentů.
Při výběru řešení nehrála hlavní roli jen samotná funkcionalita, ale také jednoduchost propojení s již používanými informačními systémy.
„Zvolili jsme řešení od jednoho dodavatele jak pro služby eIDAS, tak pro konverzi dokumentů do PDF. Vyhovuje nám snadná integrace do interních systémů a zjednodušení práce koncových uživatelů s formátem PDF/A včetně konverzí z moci úřední,“ říká Jiří Vaněk z Finančního analytického úřadu.
Právě integrace bývá jedním z nejsložitějších bodů podobných projektů. Každá nová aplikace znamená další správu uživatelů, nové napojení na stávající systémy i školení zaměstnanců. Pokud jednotlivé technologie vznikají odděleně, roste také závislost na více dodavatelích a zvyšují se náklady na jejich správu.
Zajímavou součástí projektu byla také modernizace elektronických formulářů. Finanční analytický úřad využívá nástroj WebDesigner, který umožňuje vytvářet formuláře podle pravidel Design systému gov.cz. Po krátkém zaškolení si zaměstnanci dokážou upravovat formuláře sami podle aktuálních potřeb, aniž by každou změnu museli zadávat externímu dodavateli. Úřad tak získal větší flexibilitu při správě vlastních elektronických služeb.
Zkušenost Finančního analytického úřadu může být inspirací i pro ostatní instituce veřejné správy. Digitalizace nemusí znamenat jednorázovou výměnu všech systémů. V řadě případů je efektivnější rozdělit projekt do několika navazujících etap a jednotlivé technologie přidávat postupně podle potřeb úřadu. Důležité je, aby spolu jednotlivé části komunikovaly a zaměstnanci nemuseli přecházet mezi několika různými aplikacemi.
Stejnou cestou se vydávají i další organizace veřejné správy. Technologie eIDAS od Software602 dnes nevyužívají jen velké státní instituce. Zavádějí je také kraje, města i menší obce. Mezi uživateli jsou například Jihočeský kraj, Městská část Praha 3, města Boskovice, Karviná a Vimperk nebo obec Hlubočky, která letos získala ocenění eOsobnost eGovernmentu za svůj přístup k digitalizaci. Právě řešení v Hlubočkách je příkladem integrace elektronických podpisů, pečetí nebo časových razítek do spisové služby GINIS.
Tyto projekty ukazují, že kvalifikované elektronické podpisy, pečetě nebo moderní formuláře už nejsou řešením pouze pro úřady s rozsáhlým IT zázemím. Díky standardům eIDAS a hotovým integračním řešením je mohou postupně zavádět i menší samosprávy, které chtějí zjednodušit administrativu, usnadnit práci zaměstnancům a nabídnout občanům více digitálních služeb.
Komerční prezentace
