Proč je výhodné mít vše pohromadě: propojení spisové služby a informačního systému
Pro veřejnou správu je stále důležitější efektivní řízení dokumentů a jejich bezpečná archivace. Propojení spisové služby s informačními systémy poskytuje významné výhody, které ovlivňují efektivitu, bezpečnost a úsporu nákladů. Jaké jsou hlavní výhody mít tyto procesy automatizované? A jak mohou tyto automatizace zlepšit každodenní fungování měst a obcí?
Automatizace zjednodušuje správu dokumentů
Jednou z největších výhod propojení spisové služby s informačním systémem je automatizace procesů. Systémy správy dokumentů umožňují úřadům snadno sledovat každý krok v životním cyklu dokumentu. To zahrnuje nejen evidenci, ale i automatické sledování lhůt, stavů dokumentů a postup při jejich vyřizování. Tímto způsobem je eliminováno riziko lidské chyby a zajištěno, že žádný dokument nebude opomenut.
Propojení systémů a automatizace zcela eliminuje zbytečné překlepy nebo výběr nesprávné osoby. Data jsou zpracována v reálném čase a bez ručního zásahu, takže se vyhnete jakémukoli riziku omylů. Navíc, proč byste měli trávit čas opakovaným ukládáním dokumentů na různá místa a přepisováním adres? To je zbytečný krok, který zpomaluje práci a otvírá prostor pro komplikace. Díky propojenému systému se vše děje automaticky a přesně. Zapomeňte na ruční zadávání – propojení znamená, že vše proběhne hladce, bez chyb a okamžitě.
Vše na jednom místě – větší přehlednost a kontrola
Propojené systémy spisové služby a informačních systémů zajišťují, že jsou všechny důležité dokumenty a informace přístupné z jednoho centrálního místa. Mít „vše pohromadě“ znamená, že úředníci mají okamžitý přístup k aktuálním informacím, ať už jde o finanční agendu, personalistiku nebo evidenci smluv. Tím se zjednodušuje vyhledávání a sdílení dokumentů napříč odděleními. To také zvyšuje transparentnost a usnadňuje auditování a kontrolu procesů.
Zajištění souladu s legislativou a bezpečnost
Aktuálně jsou veřejné instituce pod stále větším tlakem dodržovat legislativní požadavky na správu a archivaci dokumentů. Propojení spisové služby s informačními systémy zajišťuje, že veškeré procesy jsou v souladu s platnými předpisy, jako je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Elektronické systémy také umožňují bezpečné šifrování dokumentů, kontrolu přístupových práv a sledování historie manipulace s dokumenty.
Kromě toho integrované systémy umožňují snadné předávání dokumentů do státních digitálních archivů, což je důležité pro dlouhodobou uchovatelnost dat a plnění povinností vůči archivačním standardům.
Ekonomické úspory
Digitalizace a automatizace přináší zásadní úspory. Eliminují potřebu fyzického ukládání dokumentů a opakovaného zadávání údajů, což šetří čas i náklady. Propojené systémy nejen snižují provozní výdaje, ale také zefektivňují pracovní postupy, čímž se zvyšuje produktivita a zjednodušuje administrativa.
Zvýšení spokojenosti občanů a modernizace úřadů
Občané dnes očekávají rychlou a snadnou komunikaci s úřady, a to především elektronickou cestou. Integrace spisové služby s informačním systémem umožňuje městům a obcím rychleji reagovat na požadavky občanů a poskytovat služby efektivněji. Zvyšujete tak kvalitu veřejných služeb a spokojenost občanů.
Tento přístup připravuje úřady na budoucí výzvy digitalizace, čímž se zajišťuje, že veřejná správa bude moderní a konkurenceschopná. Propojení spisové služby s informačním systémem je nejen praktickým řešením, ale i nutností pro správu dokumentů ve veřejné správě. Automatizace procesů, centralizace dat, legislativní soulady, ekonomické úspory a modernizace služeb jsou jen některé z hlavních výhod, které tento systém přináší.
Miroslava Sedlářová, Brand manažer HELIOS pro veřejnou správu a spisovou službu Spiska
