ve Frenštátu pod Radhoštěm plánují další elektronizaci služeb, zvažují
portál občana Ing. Petra Kubenky, tajemníka městského úřadu Frenštát pod Radhoštěm, jsme se zeptali na jeho zkušenosti se zaváděním elektronizace a spolupráci se společností VERA.
Kdy a jak začala spolupráce s VEROU?
První smlouva byla podepsaná na konci roku 2000. V průběhu následujícího roku jsme zprovoznili téměř všechny agendy systému VERA Radnice, včetně spisové služby. S účetnictvím jsme u dosavadního dodavatele byli spokojeni, takže jsme u něj zůstali a rozjeli jsme v ekonomice jen příjmové agendy, rozpočet a výdaje, včetně banky a centrální pokladny. Jak se systém VERA rozvíjel, měnila se legislativa a rostly administrativní i funkční požadavky na výkon úřadu, nasazovali jsme nové agendy, propojovali je mezi sebou a přidávali nové funkce a výstupy. Uživatelé systém uvítali a velice rychle si na něj zvykli. Na rozdíl od původního stavu měli teď jednodušší práci, méně duplicitního přepisování a s výjimkou účetnictví všechny informace pohromadě. Systém využívají nejen referenti, ale i vedení. Zavedli jsme například moduly eJednání a eÚkoly, za velký úspěch považuji, že v eJednání pracují všichni zastupitelé.
Co bylo impulsem, že jste se rozhodli dokončit integraci a přidat do systému i účetnictví?
Začalo to zákonem o finanční kontrole. Pro celý úřad jsme ve VERA Radnici zprovoznili i rozpočet a k tomu zavedli elektronické procesy. Skutečnost jsme pravidelně týdně importovali ještě stále ze starého účetnictví. Referenti na odborech brzy ocenili, že nemusí vše dohledávat a dopočítávat ručně. V systému informace jsou, proč je tedy nemít k dispozici? Rozhodnutí padlo v roce 2018.
A pustili jste se do implementace účetnictví?
Začali jsme samozřejmě analýzou: cíle byly jasné, museli jsme prověřit pracovní postupy a identifikovat, kde a co je třeba změnit. Úpravy se dotkly prakticky všech ekonomických agend a celého úřadu. V souvislosti s finanční kontrolou jsme kladli důraz na to, aby všichni pracovníci úřadu pochopili, jak bude systém nově fungovat a kde co najdou. Všechny uživatele pracující s ekonomickými doklady jsme proškolili na změny v práci s konkrétními agendami a účtaře mimo jiné i na nastavení a změny šablon pro zajištění automatického účtování. Uvědomujeme si totiž, že motivovaný a vyškolený uživatel pracuje snadněji a rychleji. Odvádí kvalitnější práci, a i lidsky se cítí lépe než uživatel, který má skvělý systém, ale neví, co s ním.
Co pro vás bylo při této klíčové změně podstatné?
Důležité bylo, že jsme se měli o koho opřít. VERA detailně zjistila naše potřeby, společně jsme prodiskutovali cíle a procesy a našli řešení. Došlo k nějakým změnám i v metodických postupech. VERA má zkušenosti s různými variantami fungování úřadů, a tak doporučila to nejvhodnější pro nás. Vyšla nám vstříc i v přechodném období po zahájení provozu, kdy pro nás byli konzultanti a metodici operativně k dispozici. Když to shrnu, naše spolupráce opravdu přinesla očekávaný výsledek. Vedení úřadu ocenilo, že vznikl proaktivní tým. Kolegové se zamysleli nad tím, co využívají a jak to využívají, že nemá smysl něco ručně přepisovat, ale integrovat a tím získat vše potřebné automaticky a online. Výhodou je, že naši ekonomové rádi využívají technologie, systém si nastavili, vyladili a mají chuť jej nadále rozvíjet.
Takže nyní u vás již funguje i nová ekonomika?
Ano, pro činnosti úřadu kompletně využíváme VERA Radnici. Účetnictví a rozpočet jsou propojeny s agendami, plně elektronicky probíhá schvalování finančního krytí smluv, objednávek a faktur. Souběžně je v provozu elektronická spisová služba, došlou poštu kompletně skenujeme, snažíme se automatizovat vše, co se jeví jako vhodné. Uživatelé agend ani nemusí do spisovky vstupovat, potřebné funkce a dokumenty mají u svých případů v agendě. Vedení města má pro rozhodování k dispozici online finanční přehledy. Pracujeme novým způsobem už více než rok a jsme spokojeni.
Jak se město vypořádalo s mimořádnými opatřeními?
Velice přínosně se v současné době koronaviru a omezeného fungování úřadu při mimořádných opatřeních projevila elektronizace agend, takže referenti mohli bez problémů vykonávat svou práci z domova (home office) a město se tak přiřadilo k moderním společnostem.
Co budete rozvíjet dál?
Máme ambice rozvíjet i takové oblasti, jako je hřbitovní agenda, pracujeme na mapových podkladech a s VEROU jsme dohodnuti na jejich propojení s daty v agendě. V souladu s trendem eGovernmentu se zaměříme i na další elektronizaci služeb pro naše obyvatele. Do budoucna uvažujeme o portálu občana, který lze online provázat s našimi agendami. Aktuálně uvažujeme o implementaci modulu Rozvojové plány a projekty, který systematicky sumarizuje data z celého IS VERA pro manažerské potřeby. Určitě je zajímavé mít statistiky a grafy ze spisové služby. Starosta a rada města by uvítali pohledy na finance a majetek včetně meziročních srovnání a trendů. Zavedením těchto manažerských funkcí využijeme to, co jsme udělali doposud. Výhledově bychom chtěli sjednotit využívání informačního systému i u našich příspěvkových organizací. Jako správní hospodáři bychom pak mohli snadněji a online nahlížet na jejich finance. Pravidelné výkazy, které jako zřizovatel dostáváme, bychom mohli mít k dispozici prakticky bezpracně.
Slovo na závěr…
Snad jen přirovnání – rád vařím a vím, že stejně jako použité ingredience a profesionální postupy dokážou udělat z běžného jídla kulinářsky zážitek, tak i integrace a eProcesy povýšily náš systém na zcela novou úroveň. Fungujeme moderně. Ale stále ještě máme co dělat. Důležité je, že máme tvůrčí prostředí, chuť ke změnám a rozumíme si odborně i lidsky s dodavatelem.
