Bez motivovaných pracovníků a nápadů to nejde, upozorňuje v rozhovoru tajemník MěÚ v Litoměřicích Milan Čigáš

Litoměřice jsou „trojkovým“ městem, spravují oblast třetiny bývalého okresu Litoměřice a patří sem i čtyřicet měst a obcí. Zdejší úřad zaměstnává asi 200 lidí a 35 strážníků městské policie. Tento počtem lidí i rozsahem činnosti opravdu nemalý úřad již pět let řídí tajemník Milan Čigáš.

Pane Čigáši, prozraďte nám, jak to lze všechno v jedné osobě zvládnout?

Nejde o jednu osobu. Snažím se být v kontaktu nejen s vedoucími odborů, ale i s referenty, protože všichni děláme moderní radnici. Navíc, mnozí jsou v mnoha směrech větší odborníci než já. Chci jim naslouchat a podpořit je. Litoměřice jsou zvláštní v tom, že si dokážou člověka rychle připoutat. A místní jsou srdcaři.

Město Litoměřice se vloni stalo absolutním vítězem soutěže „přívětivý úřad“, kterou už řadu let vypisuje Ministerstvo vnitra. Letos jste držitelem bronzového ocenění v téže soutěži a již od roku 2016 jste byli ministerstvem velmi kladně hodnoceni. Která z těchto ocenění považujete za nejvýznamnější a proč?

Na tuto otázku bych před pár týdny odpověděl úplně jinými slovy: že je to realizace změny personálního přístupu v řízení veřejné správy na našem městském úřadě, které bylo i oceněno výroční cenou Klubu zaměstnavatelů 2019 – Cenou personalistů za nejlepší HR projekt roku 2019. A odráží se právě i v hodnocení soutěže „přívětivý úřad“.

Nicméně s pohledem posledních měsíců považuji za největší úspěch našeho týmu: zvládání celého „krizového karanténního období“. V tomto období jsme překlopili chod celého úřadu na dva oddělené úřady s maximálním využitím tzv. home office vč. on-line vzdělávání, komunikace prostřednictvím aplikací Teams. Využili jsme předchozí úspěšné realizace IT projektů (mimo jiné i spolupráce s Microsoft). Občany jsme maximálně nasměrovali na aplikaci „Životní situace – Potřebuji si vyřídit“ (Portál občana), kde máme zpracováno více jak 120 životních situací (karet životních situací) s kontakty a potřebnými informacemi. Přesunuli jsme důraz na ještě větší otevřenost v komunikaci, a to jak dovnitř, tak i směrem ven k našim občanům (web, FB, YouTube). Nezapomněli jsme ani na občany se zdravotním handicapem a ve spolupráci s organizací Tichý svět – Ústeckého kraje jsme více zdůraznili možnost online tlumočení z a do znakového jazyka. Převedli jsme jednání rady města na online (aplikace teams). Veškerou podporu zastupitelům města jsme poskytovali prostřednictvím našich zabezpečených IT systémů a pomocí aplikace eRAZ (elektronické podklady pro jednání rady města a zastupitelstva města) atd.

Veškerá vynaložená energie se vrátila: minimální využívání ošetřovného, snížení krátkodobé nemoci, absolvování více jak 1600 online akreditovaných kurzů. Zajištění výkonu agend městského úřadu (vč přenesené působnosti), podpora krizovému štábu, ve způsobu aktivní komunikace a podpory mezi obcemi … Realizace velkého počtu dobrovolnických hodin (pomoc s trasováním, podpora občanů z rizikových skupin na telefonu, šití roušek, roznos potravinových balíčků a zajištění nákupu potravin vč doručení).

Nezastavila se příprava a realizace řady projektů ve spolupráci s dalšími partnery jako jsou SOS hodinky pro seniory a občany se zdravotním postižením (farní charita Litoměřice), dobrovolnictví (diecézní charita Litoměřice), realizace nepřetržitého mapování potřebných mezi seniory a realizace krizových potravinových balíčků (spolupráce s Tesco na základě Charty diverzity), pomoc pro rodiče samoživitelky a samoživitele (spolupráce s IKEA na základě Charty diverzity), pomoc krajské hygienické stanici s trasováním, realizace finanční pomoci pro místní podnikatele, realizace celé řady investičních projektů (rekonstrukce pivovaru, rekonstrukce domu pro podnikatelské využití, rekonstrukce škol a školek) atd.

Při tomto pohledu zpět jsem na každou mou kolegyni a každého mého kolegu opravdu hrdý. Zvládli jsme to společně, protože máme otevřené dveře, nasloucháme si a dokážeme se podpořit. … V tom se nám motivační soutěž Ministerstva vnitra „přívětivý úřad“ ukázala jako dobrý indikátor k přípravě na krizové situace.

Vy sám jste se vloni umístil na druhém místě v soutěži eOsobnost Egovernmentu. Souvisí nějak váš osobní zápal pro eGovernment s úspěchy města, které bylo v mnoha případech oceňován právě v souvislosti s digitalizací?

Moji kolegové měli našlápnuto na úspěch už dávno před mým nástupem na úřad. Byli a jsou velmi aktivní v Národní síti zdravých měst České republiky, v přístupech k udržitelnému rozvoji a ve strategickém řízení.

Přece nejsem jako tajemník úřadu nějakým nadčlověkem. Pro sebe jsem „personální ředitel“ a mojí úlohou je starat se o lidi. Pan starosta se stará o město, a já se starám o lidi. Za svůj život jsem si ověřil, že jiné bohatství nikdy mít nebudu, než je setkání s druhým člověkem. Možná i mé zdravotní postižení z dětství mi pomohlo, abych se podíval za sebe, před sebe, vedle – lidi vedle mě jsou to největší bohatství, které mám. Jsem rád, že se mi kolegové nebojí říct, co se jim na mém vedení nelíbí a zároveň co potřebují.

Zavedl jsem setkávání s vedoucími odboru, snídaně s tajemníkem a podobné aktivity. Mám tak přehled o tom, na čem kolegové pracují. Z těchto rozhovorů vyplyne, co je trápí a je třeba zlepšit. Tak jsme přišli s tím, že bychom například chtěli zlepšit webové stránky, aby se mohli občané lépe orientovat v různých životních situacích. Dále jsme chtěli zlepšit komunikaci s lidmi se zdravotním postižením a přišla spolupráce s organizací Tichý svět Ústeckého kraje na projektu Tichá linka (tlumočení z a do znakového jazyka). A tak je to s většinou projektů, nápadů a myšlenek.

Najednou do sebe začalo všechno pěkně zapadat.

Bavíme se i s panem starostou, místostarosty a společně komunikujeme o tom, do čeho se pustíme. Nebojíme se jít do neprošlapaných vod IT a digitalizace a na druhé straně i do projektů a zavádění nových benefitů pro naše zaměstnance třeba SOS linky pomoci.

Zajímavým projektem Litoměřic (a pokud jsem to dobře pochopila, je to do velké míry vaše „dítě“) je například tzv. Úřad bez bariér, který umožňuje poskytovat služby občanům i u nich doma, zejména pokud žijí v obcích mimo Litoměřice. V čem spočívá jeho podstata a jak jste s ním daleko?

U projektu vycházím ze svých vlastních osobních zkušeností. Měl jsem úraz ve dvou letech, utrpěl jsem popáleniny. Není to na mně moc vidět, ale nohy, chodidla mám s následky popálenin.  Mám jen patu a část nártu. Měl bych chodit o francouzských holích, ale snažím se je nepoužívat. Takže když někam přijdu na kontrolu, tak se mě ptají, zda jsem osobní asistent pana Čigáše. Když se obleču, tak není nic moc vidět… Snažím se mít francouzské hole ve skříni, přestože někdy přece jen přichází únava i bolesti. Občas je to náročnější, ale vyvažuji to humorem. V tom jsem měl úžasného učitele, primáře doktora Rusa, který zakládal dětskou plastickou chirurgii v Ústí nad Labem a dával mě dohromady. Skrze úraz se setkáte se spoustou zajímavých lidí. Víte, já nevím, co je to být zdravý. Proto obdivuji lidi, kterým se stal úraz v dospívání nebo dospělosti. Že se dokázali postavit a pokračovat dál. Před každým takovým člověkem mám úctu.

A právě i z obdivu a postoji k životu těchto našich spoluobčanů chceme prostřednictvím projektu bořit bariéry. Přiznám se bez mučení, že část projektu se daří realizovat, část je přibrzděna současnou epidemiologickou situací a část čeká na zdolání „legislativních a časových“ překážek.

Součástí projektu je Tichá linka. V roce 2018 jsme spustili službu tlumočení z a/do znakové řeči. Služba se týká celého městského úřadu vč. titulková vybraných reportáží z MěÚ. Tuto službu nabízíme ve spolupráci s organizací Tichý svět – Ústeckého kraje a nadále ji rozvíjíme. V loňském roce jsme spustili pro zaměstnance kurz znakového jazyka a v závěru roku jsme celý nastavený systém modernizovali.

Zavedli jsme pravidelné roadshow. V rámci lepší komunikace děláme pravidelné „návštěvy“ roadshow po jednotlivých kancelářích a odborech/útvarech. Za přítomnosti vedoucí oddělení IT, tajemníka, správců budov, vedoucího odboru správního. Za účasti příslušné/ho kolegyně/kolegy vedeme rozhovor o stavu IT, kanceláře apod. Po vyhodnocení se připravuje plán obnovy a oprav.

Setkání s podnikateli. Jedná se o tzv. snídaně s tajemníkem, kterého se účastní tajemník úřadu. Vedoucí odborů a podnikatelé. Setkání jsou plánována jednou za měsíc a pozvánka je distribuována prostřednictvím Mobilního rozhlasu.

HR inspirativní setkání na Radnici pro personální manažery lokálních firem, úřadů a neziskových organizací. Prostor pro sdílení přístupů, informací a sdílení dobré praxe. Podpora Úřadu práce v Litoměřicích a Vysoké školy aplikované psychologie v Terezíně.

Bezbariérové pracoviště odboru sociálních věcí a zdravotnictví a podatelny. S cílem co nejvíce usnadnit život handicapovaným lidem při vyřizování úředních záležitostí otevřel náš úřad pracoviště odboru sociálních věcí a zdravotnictví přímo v podloubí radnice na Mírovém náměstí. V kanceláři vyřizuje sociální pracovnice agendu pro seniory a zdravotně postižené. Referentka státní správy a samosprávy pak má na starosti oblast zdravotnictví a přestupky.

Bezbariérové toalety. Nově vybudované moderní bezbariérové toalety nacházející se v průchodu hlavní budovy. Toalety jsou primárně určeny handicapovaným občanům a jsou přístupné prostřednictvím Euroklíče. Díky spolupráci s Národní radou osob se zdravotním postižením ČR jsou zapsány v registru toalet pro tělesně postižené, a to včetně adresy, informace o otevírací době a souřadnic GPS.

Agenda občanských průkazů a cestovních dokladů vč. služeb czechpoint. Tuto službu poskytujeme pro občany se zdravotním postižením, sníženou pohyblivostí apod. Navštěvujeme je v domovech pro seniory, v hospici nebo přímo v domácnosti. Ročně obsloužíme na 600 občanů.

V neposlední řadě se jedná o vybudování detašovaného pracoviště Czechpoint a Mariky v budově nemocnice v Litoměřicích.

Další elektronická „vychytávka“, Utility Report, je pro změnu určena stavařům. V čem spočívá a jaké jsou na ni ohlasy?

Služba umožňuje elektronicky hromadně odeslat žádost o vyjádření k existenci inženýrských sítí jednotlivým správcům, čímž výrazně zjednodušuje agendu s tím spojenou. Všem dotčeným správcům inženýrských sítí systém vygeneruje žádost a vybraným správcům rovnou elektronicky odešle. Žádosti jsou v souladu s platnou legislativou a obsahují veškeré informace potřebné pro vyjádření stanoviska správce.

Služba je dostupná pro stavební úřady z Litoměřic, Štětí a Úštěku. Byly jsme prvním úřadem v Ústeckém kraji, kteří jsme tuto službu začali nabízet nejenom pro naše občany města Litoměřice, ale i pro občany celého regionu ORP (správní obvod obce s rozšířenou působností).

Službu pravidelně vyhodnocujeme a opět i poslední měsíce nám ukazují, že jdeme správným směrem. Veřejná správa a samospráva už dávno není nezajímavá „administrativa“. Je to prostor pro lidi, kteří chtějí měnit a mění věci k lepšímu.

Pomohly nějak informační technologie letos, kdy byl kontakt mezi úředníky a občany vše ztížen v důsledku anticovidových opatření? Jak konkrétně u vás?

Informační technologie nám pomáhají každý den. O tom není pochyb. Nicméně bych na tomto místě zmínil jeden unikátní projekt, který je pro nás důležitý. Obce, města a kraje spolupracují s celou řadou partnerů a organizací. My jsme v Litoměřicích na této spolupráci postavili celou řadu úspěšných projektů. Jedním z nich je projekt: chytrý náramek pro bezpečí.

Dodavatel řešení nazývá „Asistivní život“, litoměřická Farní charita, která projekt ve spolupráci s městem Litoměřice v praxi realizuje, podpůrnou službu popisuje jako bezpečnostní systém pro ochranu osob za pomoci tzv. chytrých SOS hodinek. Jeho cíl a základní myšlenka jsou velmi jednoduché, ale pro spokojený život zainteresovaných osob zásadní – pomáhat lidem co nejdéle zůstávat ve svém domácím prostředí.

Osoby v potenciálním ohrožení mají nepřetržitě na ruce speciální chytré hodinky fungující jako mobilní telefon. Díky GPS signálu a SIM kartě dokáží, pouhým stisknutím tlačítka přivolat pomoc. Jsou totiž zkonstruovány tak, aby zasílaly zvukové a datové připomínky dispečinku, který průběžně vyhodnocuje jejich stav.  Když člověk doma upadne, většinou poblíž nemívá mobil. Chytrý náramek ale mají všichni na ruce stále. Velkou oporou se proto stávají i mimo domov, když člověk vyrazí na nákupy či na procházku. Pomoc je vždy na dosah jednoho stisku, což dodává pocit bezpečí.  Službu zajišťuje Pečovatelská služba litoměřické Farní charity, fungující 365 dní v roce, o víkendech i svátcích, každý den v čase od 7 do 21 hodin.

„Je 7 hodin večer a na recepci terénní pečovatelské služby Farní charity v Litoměřicích právě zvoní alarm. To prostřednictvím svých SOS hodinek volá o pomoc paní Nováková, která žije sama a upadla z vozíčku. Neví si rady se silným krvácením z nohy. Recepční rychle zjišťuje podrobnosti, ženu uklidňuje a vzápětí volá záchranku. Chytrý náramek takto v praxi již zachránil život.“ – I to je město, i to je úřad i to jsou technologie.

Jak se z vašich slov patrné, během těžkých časů se rodí hrdinové…

Není to opravdu tak, že během těžkých časů se rodí hrdinové. Během těžkých časů je pouze poznáváme.  Mají třeba tuctový obličej, na městě, na úřadě, městské policii či příspěvkové organizaci … všude tam … všude tam je i přehlédneme. Proto potřebují přijít „těžké časy“. Pak je vidět víc než obličej. Jejich síla, výdrž, schopnost vytrvat, překonat největší obtíže a nepřízně, přijímat údery, riskovat zdraví, neslyšet Děkuji, sedmkrát padnout, a přece poosmé vstát. Já ty lidi každý den vidím. Poznávám je. – Jste to vy, každý z Vás, každá z Vás z mých kolegyň a kolegů. Mých vedoucích odborů, mých vedoucích oddělení. A děkuji Vám za to, že my připomínáte, že těžké časy jednou odejdou. Ale lidé schopní je ustát tady zůstanou. S námi. Možná s tuctovým obličejem. Možná jindy přehlížení úředníci a úřednice. Ale pro mě Hrdinové a Hrdinky.

Co v této oblasti plánujete pro nejbližší budoucnost?

Je toho celá řada. Od přípravy funkčního a uživatelsky přívětivého Portálu občana a Portálu úředníka k plné elektronizaci spisů, přes vybudování digitální zasedací místnosti. Nechceme zapomínat ani na naše zaměstnance a pracujeme na projektech zvýšení bezpečnosti úřadu. Výzvou je vytvoření kariérního webu.

Nicméně musím počítat i s omezením investičních prostředků. Budu tedy více sázet na schopnosti mých kolegyň a kolegů. Bez schopnosti tvořit něco nového a neotřelého, tedy bez kreativity, se dnešní ani budoucí úřad 21. století neobejde. I když na její potenciál stále a často rádi zapomínáme. Nedá se totiž změřit, spočítat ani vyjádřit penězi. Nicméně bez vytváření podmínek pro rozvoj kreativního myšlení jen těžko vzniknou nápady a inovace a naše úřady se zaseknou na místě.

S tím souvisí nikdy nekončící práce na kultuře a vztazích. Kultura a vztahy budou v nadcházejícím období naším nástrojem číslo jedna. Budu stavět na silných stránkách našich lidí, budu více se zajímají o naše úředníky jako o lidi, oceňovat je, reflektovat jejich práci, hovořit s nimi a naslouchat jim.

Jak jen to půjde vrátíme se ke všem pravidelným „normálním“ osobním setkáním. Snídaním s tajemníkem, pravidelným rozhovorům atd. I těm neformálním, kde mám společně s vedoucími odborů možnost mluvit individuálně s lidmi na celém úřadě. Kde mám možnost se jich ptát, jak se mají, jestli je doma vše v pořádku, zajímat se o jejich problémy, situaci, pracovní zázemí, obavy a strachy.

A rozhodně nerezignuji na osobní rozvoj a vzdělávání. Právě naopak, poslední měsíce ukázali, že nyní potřebujeme ještě více rozvíjet a doplňovat kompetence pro vedení našich lidí v online prostředí, aby přitom zůstali pečujícími lidmi.

Ještě bych se ráda dotkla dalšího tématu: Podle průzkumu, který mezi českými úředníky ze všech krajů a všech typů úřadů uspořádala společnost Colop ve spolupráci s měsíčníkem Pro města a obce má devět úředníků z deseti pocit, že jejich práce není českou společností dostatečně oceňována. Více než třetina říká, že u nich došlo k vyhoření. A tři čtvrtiny zaměstnanců úřadů si myslí, že za svou práci nejsou dostatečně finančně ohodnoceni. Jak to vnímáte vy a jak motivujete pracovníky vašeho úřadu k tomu, aby měli ze své práce co nejlepší pocit?

Zaměstnanec/úředník je stále v mnoha případech vnímán jen jako lidský zdroj. Snažíme se zaměstnance nastrkat do vymezených rámců a systémů, za pomocí různých příkazů či metodik a pak se nestíháme divit, kde se ztrácí nadšení a motivace. Prostě se nám ztrácí člověk.

Rozhodl jsem se, že se vydáme jinou cestou: Společně hledáme jednoduchý a racionální systém odměňování a motivace. Ty přitom musí vycházet z konkrétních potřeb a schopností konkrétních lidí a nejde přitom o nic jiného než o snahu naslouchat a pochopit, co ve skutečnosti zaměstnanci/úředníci chtějí a co nám svým chováním říkají. Je to o pochopení individuality každého z nás, individuality každého týmu, individuality našeho města/úřadu. Je to o průběžné komunikaci a setkávání vedení města, vedoucích odborů se zaměstnanci. Toto je právě ten prvek, který mnohdy odděluje úřad pro lidi a s lidmi od ostatních úřadů.

Původně celý systém hodnocení pochází z americké armády, kde se využíval pro účely identifikace vojáků s vysokým potenciálem, které je možné povýšit. Byla zavedena řízená distribuce zaměstnanců na zaměstnance s vysokým výkonem, standardním a zaměstnance s nízkým výkonem (10-80-10). To dalo současně základ pro to, že některé společnosti k této distribuci začaly využívat i Gaussovu křivku, která předem definovala, jaké procento zaměstnanců má být v které části této křivky. Tento přístup byl identifikován jako nevhodný pro podmínky našeho úřadu.

Směr budoucnosti hodnocení zaměstnanců naznačují nové moderní systémy „Práce – work (max. 20 %) a Jak – How (max. důraz)“, který funguje na bázi definování krátkodobých cílů a priorit a zejména pravidelné zpětné vazby od nadřízeného k zaměstnanci a obráceně.

Překopali jsme, co se dalo a vše nám koresponduje s naší „chartou flexibilního stylu naší práce“:

• Změnili jsme systém porad vedení (porada je o celém týmu, vedoucí odborů mají přednost před vedením úřadu – tajemníkem; nejprve se probírají důležité úkoly jednotlivých odborů/vedoucích odborů na závěr se probírají body tajemníka);
• Zavedli jsme neformálních setkání strategického týmu včetně výjezdních zasedání;
• Zavedli jsme „snídaně s tajemníkem“ po jednotlivých odborech/útvarech, a to za přítomnosti, ale i bez přítomnosti vedoucího odboru;
• Zavedli jsme pravidelné porady/setkání vedoucího/vedoucí odboru s tajemníkem tzv. 121;

Na „snídaních s tajemníkem“ jsou probírány i inovativní nápady či myšlenky – tyto nápady sbírám a jsem i následně zodpovědný za komunikaci, realizaci či odložení včetně proč. Jednou z myšlenek je i realizace sbírek „úřední anděl“, které pomáhají občanům města v tíživé životní situaci, ale i našim zaměstnancům.

Naplňujeme naši interní „Chartu flexibilního stylu naší práce“ – (prorodinné aktivity, možnost studia při zaměstnání, možnost flexibilní práce, osobní přístup v rámci mateřské a rodičovské dovolené, zavedení home office do pracovního řádu úřadu atd.). Tuto chartu rozvíjíme a na jejím konci – chceme mít nový systém.

Mezi naše vlajkové lodě patří: Rekondiční volno (sick days) 5 dní v kalendářním roce. Jeden volný den navíc pro rodiče s dítětem, které jde v daném kalendářním roce do 1. třídy. Prorodinný den – pomáhá rodičům překlenout dny, kdy jsou již prázdniny nicméně úřad je nutné mít otevřený pro naše občany. Prostě si vezmou děti do práce a my se o ně postaráme. Vycházíme vstříc pokud někdo z našich zaměstnanců potřebuje upravit pracovní dobu či zkrátit úvazek. Vše je jednoduché – od krátkého setkání s vedoucím odboru a tajemníkem k podpisu dohody. Podporujeme studium a vzdělávání našich zaměstnanců (vyšší odborné, vysokoškolské). SOS online linka pomoci – nepřetržitá linka pomoci, kterou realizujeme ve spolupráci s pme Familienservice, s.r.o.

V roce 2019 jsme přistoupili k Chartě diverzity České republiky jako vůbec první signatář ze strany municipality České republiky.

Z uvedeného průzkumu dále vyplynulo, že dvě třetiny úředníků si nemyslí, že je jejich úřad dobře fungující a vedený. Jaký je váš recept na fungování úřadu?

Nalézání receptu řeším s kolegyněmi našeho útvaru (HR) PROLIDI, prakticky každý den. Co každý úředník ovládá dokonale, je klást aktivní odpor 🙂 a ovládání těžkotonážní argumentace, jak to nepůjde … a proč to nepůjde. V tom jsme jedineční.

Každý den pracuji s lidmi. Všude je spousta úžasných lidí, kteří žijí svůj život pracovní i osobní život, jak nejlépe umí. Pro ně pro všechny připravujeme vzdělávací plány a cíle. Spolupracujeme s dodavateli ICT řešení, které implementujeme na našem úřadě.

Nicméně v této souvislosti se mi vybavuje jeden příběh „nezvedeného syna“, který utekl z domova a žil nebo spíše „nežil“. Sem tam se u něho objevila myšlenka na návrat domů, ale vždy ji zahnal; … někdy ze strachu, že nebude přijat, jindy z pocitu neschopnosti vrátit se k opravdovému životu: chyběl mu vždy ten poslední krok … rozhodnutí.

Jednou, když se blížila rodinná slavnost, odvážil se napsat dopis svým rodičům a sourozencům. Prosil je o odpuštění a sdělil jim, že nemá odvahu se vrátit, přestože po tom celým svým srdcem touží. „Jestliže jste ochotni mě přijmout,“ napsal, … „přivažte ke stromu před domem podél trati bílý kapesník. Když uvidím bílý kapesník, vystoupím z vlaku. Pokud ne, přijmu vaše rozhodnutí a budu pokračovat v cestě dál.“

Ve vlaku si vybavoval, tak dobře známý strom s kapesníkem uvázaným na konci větve, po němž v dětství tolikrát šplhal. Zároveň si však představoval holý strom a kolem srdce pocítil velký smutek. Když vlak pomalu míjel dům, spatřil starý strom v novém hávu: … bělel se pod záplavou kapesníků, které rodina rozvěsila po větvích a podél celé cesty…

Ke každé kolegyní a kolegovi přistupujeme podobně: individuálně. Stanovujeme cíle, prostředky a někdy začínáme znovu. Věšíme na cestě „bílé šátky“. Jdeme cestou: osobního rozhodnutí (motivace). – Volíme pro někoho možná složitější cestu, nicméně pro nás je člověk to nejcennější, co máme a mít budeme.

Chci budovat motivovaný úřad 21. století, nicméně chci budovat lidskou veřejnou správu s lidmi a pro lidi.

Vaše práce tajemníka úřadu města Litoměřice se dotýká samozřejmě nejen IT, ale mnoha oblastí, vlastně všech, jimiž se úřad zabývá. Které z nich by se (kromě IT) daly nazvat vašimi „srdečními“ oblastmi? A proč?

Nejdůležitější „Srdeční“ oblastí současnosti jsou změny ve stylu řízení. Změny ve stylu řízení plynou z potřeby úředníka budoucnosti. Důležitými otázkami současnosti jsou pro mě: „Jaké vlastnosti potřebuje úředník budoucnosti?“ a Jak vypadá úřad 21. století?

Na první otázku si pracovně odpovídám: Rychle zapomenout to, co uměl, rychle se přeučit a naučit se novým věcem, protože legislativní smršť v posledních letech je opravdu obrovská. Na úřadě jsou velice flexibilní lidé, které obdivuji. Oni nesmí zapomenout, co se dělo předtím. Musí si uvědomit, jak zákon vypadal v určité době, přitom si vzpomenout na novelu a neztratit souvislosti (vč. příslušných komentářů a judikátů). Tomu říkám institucionální znalost.

Dobrý úředník potřebuje umět zaostřit na konkrétní případ a vědět, jak se řešil podobný případ v minulosti. To je to naše současné bohatství …

Prozíravé firmy využívají starší zaměstnance, kteří nemají takovou výkonnost a posunou je do poradních orgánů a využívají je jako kouče a mentory. To je oblast, kde toho máme ještě v Česku hodně před sebou. Společnost se to musí naučit.

V myšlenkách si jsem vědom toho, že přijdou mladí politici a řeknou, úřad potřebuje omladit. Do budoucna je to velké téma, protože během 10 nebo 15 let budu muset najít polovinu nových kolegyň a kolegů pro úřad. Mnozí odborníci odejdou, protože se dostanou do důchodového věku. – Otázka zní: Co musím udělat, abych si je udržel déle?

Na druhou otázku si pro sebe definuji základní myšlenku: že je to úřad, který je připravený realizovat změny, tak aby byly ihned viditelné a akceptované. V rámci komunikace otevřený a přístupný pro každého člověka.

Myslím, že jako úřad musíme být v řízení ještě více transparentní jak pro naše zaměstnance, tak pro naše občany, tak i mezi sebou navzájem. Být místem s jasně rozdělenými a definovanými kompetencemi, což ještě více zpříjemní a zkvalitní i servis našim občanům, protože budou vědět, na koho a s čím se mohou obrátit.

Neposlední oblastí, na kterou se zaměřuji se svým týmem je marketing úřadu a budeme ještě více zlepšovat pracovní prostředí. Naše hlavní zaměření úřadu bude na aktivity, které zajistí našim zaměstnancům kvalitní život i mimo práci a zároveň budeme zapojovat náš úřad i do dění v komunitě a profilovat se jako společensky a sociálně zodpovědní.

Pokud vím, ještě máte jeden „zářez“ pokud se týče oficiálního uznání vaší práce…

V roce 2019 město nominovalo svůj přístup k zaměstnancům a kvalitě ve veřejné správě do soutěže Cena personalistů za nejlepší HR projekt roku 2019.  Ocenění za nejlepší HR projekt je určeno zaměstnavatelům, u nichž nepřevažují služby pro HR, a představí formou projektu zajímavou zkušenost a přístup k některé z oblastí řízení lidských zdrojů. Hodnocení této kategorie na regionální úrovni probíhá formou známkování na akcích k Výročním cenám Klubu zaměstnavatelů, kde jsou projekty prezentovány. Pět nejlepších postoupí do celostátního finále, které probíhá na listopadovém Výročním HR SUMMITU Klubu zaměstnavatelů. – V závěrečném hlasování personalistů jsme získali hlavní cenu.

Finalisté: Hyundai Motor Manufacturing Czech – Centrum zdraví, komplexní péče o zaměstnance; RTsoft – Hledáme nového hrdinu: Náborová kampaň IT profesí; ŠKODA AUTO – Chatbot pro nábor přímých zaměstnanců; Vodafone Czech Republic – Vyzkoušej si svůj Futurejob! A Město Litoměřice – Zaměstnanecký zážitek – naše cesta k inovaci

Jste členem Sdružení tajemníků úřadů měst a obcí. Co nejzajímavějšího či nejdůležitějšího v současné době sdružení řeší?

Sdružení tajemníků městských a obecních úřadů ČR je dobrovolné sdružení fyzických osob, které vykonávají funkci tajemníka obce či města. Hlavním cílem činnosti Sdružení je prosazování profesních zájmů a spolupráce na rozvoji veřejné správy v ČR. Je místem, kde si vzájemně vyměňujeme informace, zkušenosti a dobrou praxi. Sdílíme dobré i to méně úsměvné a učíme se jeden od druhého.

A co řešíme v současné době? Jak ochránit naše kolegyně a kolegy na úřadech před dopady epidemie kovidu a zároveň jak našim občanům poskytovat služby v nejvyšší kvalitě a s úsměvem.

autor: Hana Janišová

Milan Čigáš vystudoval Katolickou teologickou fakultu Univerzity Karlovy v Praze obor teologie a následně Akademii sociálního podnikání, kterou realizovala Nadace VIA ve spolupráci s VŠFS v Praze.

V roce 1988 začal pracovat pro Arcibiskupství olomoucké a od roku 2001 pro Biskupství litoměřické. V roce 2001 byl jmenován administrátorem farnosti. Pracoval na koncepci rozvoje lidských zdrojů, interní a externí komunikace a na projektu Klobouk v Terezíně.

V roce 2010 nastoupil na pozici personálního manažera v tréninku ve společnosti Tesco Stores ČR, kde posléze postupoval na vyšší pozice. Od roku 2015 zastává pozici tajemníka Městského úřadu v Litoměřicích.

Je členem akademického senátu Vysoké školy aplikované psychologie v Terezíně. Je zkušeným personalistou. Své zkušenosti předává a podporuje řadu starostů a starostek v rámci litoměřického regionu.

Milan Čigáš je osobou se zdravotním znevýhodněním. V roce 2017 obdržel titul Zaměstnanec roku se zdravotním postižením na otevřeném trhu práce, pořádané NFOZP za inovativní přístup ve veřejné a státní správě v oblasti péče o zaměstnance.