Úkolem tajemníka není jen zajišťovat plynulý chod obce, ale také podporovat v práci zaměstnance úřadu a vytvářet pro ně vhodné pracovní prostředí, k čemuž nepochybně patří dostupnost kvalitních informací. Vizovice jsou městem s téměř 5 000 obyvateli nacházející se ve Zlínském kraji. Jsou obcí s rozšířenou působností a pověřeným obecním úřadem, do jehož obvodu patří celkem 15 měst a obcí. JUDr. Jana Fúsiková, tajemnice městského úřadu, v rozhovoru prozradila, jak služby úřadu pomáhá zkvalitňovat právní informační systém, proč je důležitý i pro kolegy bez právního vzdělání a jak na úřad pomáhá přilákat mladou generaci.

Dříve jste působila jako právnička v o poznání větším Vsetíně. Vnímáte zásadní rozdíly v právní agendě menšího města?

V podstatě ne, agenda úřadu je stejná, vždy musíte pro občany zajistit co nejkvalitnější služby. Celkově je na menším městě agendy méně, ale také tým je menší, takže náročnost práce a administrativní zátěž úředníků je srovnatelná, v některých ohledech dokonce větší. Občané očekávají, že úřad bude fungovat kvalitně, rychle a spolehlivě. To se neliší, ať jste ve Vizovicích, Vsetíně nebo Praze. Všechny obce potřebují kompetentní zaměstnance a kvalitní zdroje informací nejen při řešení větších problémů, ale také pro každodenní agendu. Mým úkolem je mimo jiné zajišťovat právě to, že naši zaměstnanci budou mít pro svou práci vhodné pracovní podmínky a vše pro to, aby mohli svou práci dělat co nejefektivněji.

Jak tyto podmínky a informace pro své zaměstnance zajišťujete?

Na našem úřadě používáme právní informační systém. Dříve se používal jiný, ale chyběly nám některé důležité informace a zdroje, takže jsme se rozhodli pro Beck-online. Z mé předchozí pracovní zkušenosti jsem Beck-online znala a měla jsem s ním pozitivní zkušenosti, takže jsme systém poptali, vyzkoušeli a vybrali moduly, které jsou pro nás důležité. V praxi jsem se ve věci elektronických informačních systémů setkala s neinformovaností úředníků a museli jsme u nás rozšířit povědomí o tom, proč je vhodné používat systém Beck-online, který nám smluvně zaručuje správnost poskytovaných informací.

Jak vám Beck-online konkrétně pomáhá?

Beck-online nám velmi zjednodušuje práci a přijímání rozhodnutí v rámci úřadu a správních rozhodnutí, ve kterých se dnes již často citují např. komentáře. Výhodou Beck-online jsou exkluzivní informace a literatura, která se v jiných systémech nevyskytuje a je velmi komfortní ji mít v elektronické podobě. Zjednodušuje to práci našim tzv. malým soudcům – úředníkům, kteří běžně přijímají důležitá správní rozhodnutí. Citace uznávaných autorů a publikací C. H. Beck jim v tom velmi pomáhají. Zároveň nám nabídka systému, jako je Beck-online, pomáhá na úřad přilákat mladé zaměstnance, kteří zkrátka preferují zdroje dostupné online. Odborníci z nebe nespadnou a pokud je chceme získat a udržet, musíme jim vytvořit kvalitní zázemí. Tím, že našim zaměstnancům poskytujeme kvalitní informace, také zvyšujeme jejich kvalifikaci. Např. naše právnička ze stavebního úřadu si na práci s Beck-online rychle zvykla a už s ním aktivně pracuje. Také kolegové, kteří nejsou právníci, se v praxi často setkávají s právní problematikou. K tomu, aby se zorientovali a mohli si potřebné informace sami načíst a vyhledat, potřebují právě kvalitní právní systém, který mají kdykoli k dispozici.

Vzpomenete si na konkrétní moment, kdy Vám osobně Beck-online pomohl?

Ano, na zastupitelstvu vznikla diskuze a já jsem mohla rychle reagovat a podložit diskutovanou problematiku relevantními zdroji. V Beck-online jsem během jednání našla komentář zákona o svobodném přístupu k informacím od JUDr. Furka a mohla citovat související judikaturu. Tímhle způsobem pak diskuze získává vyšší úroveň odbornosti a rady jsou mnohem efektivnější. Zrovna zmiňovaný zákon je krátký a moc toho popravdě neříká. Velké množství judikatury, která se neustále vyvíjí a je v Beck-online velmi dobře zpracované, pak nabývá na významu. Takových oblastí je samozřejmě více, např. smluvní pokuty a další.

Je vidět, že jste právnička a v tomto typu informací se dobře orientujete. To se Vám v praxi určitě hodí.

Ano, ale i člověk bez právního vzdělání se může dobře zorientovat, protože systém mu dostupnou judikaturu sám nabízí a nemusí ji složitě vyhledávat. Myslím, že pro moje kolegy bez právního vzdělání je Beck-online ještě důležitější než pro právníky, protože je dokáže nasměrovat a mohou většinu situací řešit samostatně. Každý si podle své oblasti působnosti může vyhledat v modulech a tematických okruzích potřebné informace sám. Fakticky tak snižujeme potřebu častějších konzultací s právníky, kteří se mohou věnovat především složitějším případům.

Za Beck-online platíte ročně necelých 60 000 Kč. Jak významnou položkou je cena licence z hlediska rozpočtu? 

Není to zanedbatelná položka, ale shodli jsme se, že pokud chceme, aby úřad fungoval efektivně a na určité úrovni, tak ten software potřebujeme. Cena je pro náš rozpočet únosná a považuji ji za přiměřenou vzhledem k tomu, jaký přínos pro nás informace mají.  Výdaje za ostatní software, bez kterého se úřad neobejde (např. spisová služba) jsou podstatně vyšší a právní informační systém považuji za tak důležitý, že na něj peníze vyčleníme. Podstatnou výhodou je i to, že máme nabídku ušitou na míru a jednání s C. H. Beck jsou vždy rychlá. Začali jsme s menším výběrem modulů, který jsme později ještě doplnili. Nákup licence a zavedení Beck-online na úřadě bylo jednoduché. Vše, od jednání, testování, podpisu smlouvy až ke zprovoznění licence, proběhlo během jednoho měsíce.

Jak u vás probíhala fáze testování, kterou zmiňujete?   

Přišel konzultant a stručně všem Beck-online představil. Já jsem měla velkou výhodu v tom, že Beck-online znám z minulosti, takže jsem kolegům také sama mohla ukázat nějaké tipy. Všichni si Beck-online mohli asi dva týdny vyzkoušet v praxi a následně jsme se poměrně rychle shodli na modulech, které chceme. Po podpisu smlouvy ještě proběhlo asi hodinové online zaškolení. Všichni si na nový systém rychle zvykli. Myslím, že kdo je schopný používat internet, je schopný používat službu, jako je Beck-online.