Jak správně stanovit předpokládanou hodnotu zakázky a neotevřít si tím problém? Předpokládaná hodnota není jen administrativní formalita, kterou lze doplnit až „podle toho, kolik máme v rozpočtu“. Je to první a zásadní krok, který určuje režim veřejné zakázky.
Obec by měla provést opravdu kvalifikovaný odhad nákladů, které bude muset za požadované plnění vynaložit. Základní pravidlo, stanovené v § 16 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen „zákon“), je jednoduché: předpokládanou hodnotu stanovujeme bez DPH, k okamžiku zahájení zadávacího řízení, případně k okamžiku zadání zakázky, pokud zadávací řízení neprobíhá.
Do hodnoty patří vše, co může ze smlouvy vyplynout: „základní“ cena, opce, vyhrazené změny závazků, automatické prodloužení smlouvy na dobu určitou, případně ceny, odměny či jiné platby dodavatelům poskytované jim v souvislosti s účastí v zadávacím řízení. Ve speciálních případech je třeba započíst i hodnotu plnění poskytnutého třetí osobou.
Jak postupovat při stanovení hodnoty
Prakticky doporučuji postupovat v několika krocích. Nejprve popsat předmět plnění: co chce obec získat, k čemu a jak dlouho to bude sloužit, kdo bude výsledek užívat a zda jde o jednorázovou, nebo opakovanou potřebu. Poté určit druh zakázky, tedy zda jde o dodávku, službu, nebo stavební práci.
Následně prověřit, zda požadované plnění netvoří s jinými nákupy jeden funkční celek, zda není jen etapou širší akce a zda se obdobné plnění nepořizuje pravidelně. Teprve nakonec má smysl pracovat s cenou, tedy s účetnictvím, staršími smlouvami, průzkumem trhu, rozpočtem projektanta nebo předchozími nabídkami z obdobných zakázek.
Dokumentace a odůvodnění postupu
Výpočet nemá být jen číslem v interní tabulce. Za dobrou praxi je považováno, pokud lze v dokumentaci o zakázce najít alespoň krátkou poznámku, z jakých podkladů a informací obec při stanovení předpokládané hodnoty vyšla a proč.
Stačí uvést, jaké předchozí faktury nebo smlouvy byly prověřeny, jaké plnění bylo považováno za stejné či podobné, jak byly zohledněny inflační vlivy, zda byly započteny opce a jaký zadávací režim z toho vyšel. U hraničních nákupů se vyplatí zachytit i to, proč obec některá plnění nesečetla. Právě tato úvaha bývá při následné kontrole nejcennější.
Rozdělení zakázky na části
Samostatnou pozornost zaslouží zakázky rozdělené na části ve smyslu § 35 zákona. Rozdělení je vhodné uvážit zejména v případech, kdy jsou poptávaná plnění věcně nebo odborně oddělitelná a mohou je tak poskytovat odlišní dodavatelé.
Zákon obci umožňuje soutěžit samostatně například stavební práce po objektech, dodávky po lokalitách nebo služby podle odborností. Soutěž se tak otevře menším dodavatelům, zvýší se počet konkurenčních nabídek a tím i tlak na cenu. U nadlimitní zakázky platí dokonce zvláštní pravidlo „rozděl, nebo vysvětli“: pokud ji zadavatel nerozdělí na části, musí uvést odůvodnění tohoto postupu ve své písemné zprávě.
Rozdělení na části se však nesmí zaměnit s účelovým dělením zakázky jen proto, aby se zadavatel dostal do mírnějšího režimu nebo pod finanční limit.
Funkční celek a zákaz účelového dělení
Pokud části zakázky tvoří jeden funkční celek a jsou zadávány v časové souvislosti, předpokládaná hodnota se stanoví jako součet všech částí, a to bez ohledu na to, zda budou zadány v jednom či více řízeních.
Pojem funkční celek není v zákoně definován, nicméně na základě judikatury ho lze charakterizovat jako soubor plnění, která spolu věcně, účelově, místně nebo technicky souvisejí, jsou pořizována v časové souvislosti a dohromady naplňují jednu konkrétní potřebu nebo jeden konkrétní záměr zadavatele.
Pro obec to znamená jednoduché pravidlo: nejprve se určí celková hodnota projektu a teprve potom se rozhoduje, zda a jak bude rozdělen. Rekonstrukce školy proto zpravidla nebude třemi samostatnými zakázkami jen proto, že se zvlášť soutěží střecha, elektroinstalace a vzduchotechnika. Každá část se zásadně zadává režimem odpovídajícím celkové předpokládané hodnotě celého projektu.
Výjimka pro menší části zakázky
Výjimku lze využít jen pro menší části, pokud souhrn těchto částí nepřekročí 20 % celkové hodnoty a jednotlivá část je pod částkou stanovenou nařízením vlády.
Prakticky by tato výjimka šla použít například pro bourací práce za 2 mil. korun v rámci celkové rekonstrukce školy za 135 mil. korun (jde o stavební práce pod limitem 24 938 000 korun a hodnota vyčleněné části 2 mil. korun je méně než 20 % z 135 mil. Kč). Taková část tedy nemusí být zadána postupem odpovídajícím celé zakázce za 135 mil. korun, ale postupem odpovídajícím hodnotě této konkrétní části, tedy jako zakázka malého rozsahu.
Pravidelná plnění podle § 19 zákona
Nejrizikovější jsou pravidelná plnění ve smyslu § 19 zákona. Jde o pravidelně pořizované nebo trvající dodávky a služby: energie, kancelářské potřeby, úklid, ostrahu, IT podporu, právní služby, administraci zakázek, projektové práce, technický dozor, BOZP, servis nebo běžné odborné poradenství.
U těchto plnění se hodnota zpravidla nestanovuje podle jedné objednávky, ale podle ceny uhrazené za služby či dodávky stejného druhu za předchozích 12 měsíců, upravené o očekávané změny množství nebo cen. Teprve pokud obec taková data nemá, vychází ze součtu hodnot za následujících 12 měsíců, případně za delší účetní období.
Pojem „stejný druh“ je pak zpravidla definován jako plnění, která by zadavatel rozumně vnímal jako jeden typ pravidelně nakupovaných dodávek nebo služeb.
Rozhodovací praxe ÚOHS
Jak se správně počítá předpokládaná hodnota pravidelného plnění stejného druhu dobře ukazuje například rozhodnutí předsedy Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže R0030/2025/VZ.
Zadavatel pořizoval externí právní služby a služby související s administrací veřejných zakázek na základě několika smluv a objednávek. Úřad však neposuzoval jen sjednané ceny v jednotlivých smlouvách, ale vždy sečetl platby za právní služby uhrazené v předchozích 12 měsících.
Ve smlouvě s označením „Právní služby pro rok 2023“ byla sjednaná cena 1 990 000 Kč bez DPH, avšak předpokládaná hodnota správně vypočtená podle § 19 zákona dosáhla hodnoty 3 310 077,06 korun bez DPH. Jednalo se tedy o podlimitní zakázku, která měla být zadána zákonným postupem.
Praktické dopady pro obce
Prakticky to znamená, že nestačí říci: „Letos objednáváme jen jedno právní stanovisko za 120 tisíc, takže jde o malý rozsah.“ Obec se musí podívat, kolik za právní služby stejného druhu zaplatila za posledních 12 měsících, a připočíst očekávané změny.
Stejně tak není bezpečné rozdělit projektové práce podle jednotlivých budov, pokud obec dlouhodobě a kontinuálně pořizuje projektovou přípravu pro svůj majetek.
Výjimka pro nahodilé nákupy
Za zakázky pravidelné povahy se nepovažují opakované nákupy dodávek nebo služeb s proměnlivou jednotkovou cenou, pořizované podle aktuálních potřeb zadavatele, pokud jejich souhrnná předpokládaná hodnota nedosahuje nadlimitního limitu.
Tuto výjimku uvedenou v § 19 odst. 3 zákona je však třeba používat velmi opatrně. Není to obecná licence pro „operativní nákupy“. Nestačí, že cena na trhu mírně kolísá nebo že se neví přesné datum objednávky. Obec musí umět vysvětlit nahodilost potřeby i proměnlivost jednotkové ceny. V pochybnostech je bezpečnější plnění sečíst a zvolit odpovídající postup.
Příklad: nákup pohonných hmot
Jako typický příklad opakovaných nahodilých nákupů s proměnlivou jednotkovou cenou bývá uváděn nákup pohonných hmot. To však platí pouze v případě, že malá obec občas natankuje několik služebních aut na veřejných čerpacích stanicích.
Pravidelné zajištění pohonných hmot pro provoz obecního vozového parku, zvlášť ve větším rozsahu nebo přes vlastní čerpací stanici, je však nutno posuzovat jako veřejnou zakázku pravidelné povahy podle § 19 odst. 1 zákona (k tomu viz S0269/2022/VZ).
Doporučení pro praxi obcí
U obcí se vyplatí jednou ročně, ideálně při přípravě rozpočtu, vytvořit mapu pravidelných plnění. Ta ukáže, kde je vhodná rámcová dohoda, dynamický nákupní systém, společný nákup s jinými obcemi nebo smlouva na delší období.
Správně stanovená předpokládaná hodnota není překážkou rychlého nákupu, ale pojistkou pro pozdější kontrolu.
Autorka: Pavlína Trhalová
Pavlína Trhalová je absolventka Právnické fakulty Univerzity Karlovy v Praze. Je advokátka a členka týmu veřejného práva v AK CHTK. S více než 20 lety praxe v oblasti veřejných zakázek se podílela na rozsáhlých investičních projektech, stavbách dopravní infrastruktury či IT systémech veřejné správy.
Poskytuje komplexní právní služby, zastupuje klienty před ÚOHS, soudy i správními orgány. Je členkou rozkladové komise předsedy ÚOHS a výkonného výboru Asociace pro veřejné zakázky. Pravidelně přednáší, publikuje a v roce 2024 byla zařazena mezi TOP 100 žen českého právního byznysu.
