Podmínky v zadávacím řízení a výběr kritérií hodnocení, příklady dobré praxe

Největší krize pandemie koronaviru odeznívá a život se vrací do normálu. Některé malé a střední podniky tvořící páteř podnikatelského prostředí se ale ocitají na existenční hranici. Veřejní zadavatelé mají přitom možnost prostřednictvím zadávání veřejných zakázek jejich situaci zlepšit. Existují legislativně možné nástroje, jak toho docílit, mimo jiné dělením veřejných zakázek na části, případně pomocí vhodně formulované zadávací dokumentace, zadáním podmínek a hodnotících kritérií. Zároveň je třeba mít na paměti, že malí a střední podnikatelé nedisponují tak silným administrativním aparátem jako jejich velcí konkurenti, je tedy třeba účelně a efektivně využívat dostupných informačních prostředků a kanálů ke zprostředkování relevantních dat a informací.

Komunikace mezi zadavatelem a uchazeči

Pomineme-li formální požadavky na zadávání veřejných zakázek, je základem úspěchu výchozí komunikace zadavatele vůči potenciálním soutěžitelům. Evropská komise vypracovala dokonce studii, ve které se zaměřila na lepší fungování zadávání veřejných zakázek. Podle ní by se zadavatelé měli zaměřit na elektronickou komunikaci, a to například prostřednictvím elektronických věstníků, webových stránek zadavatelů nebo sociálních sítí.

Součástí informací je i plán zadávání veřejných zakázek na specifikované období, předběžné informace o připravovaných výběrových řízeních (například v rozmezí následujících 12 měsíců), jakož i oznámení o již zveřejněných výběrových řízeních. Doporučuje se také zpřístupnění podrobného legislativního postupu nebo návodu na přípravu úspěšné nabídky. Protože právě drobní podnikatelé mohou být výrazně znevýhodněni oproti větším korporacím, které mají v rámci své vnitřní struktury vlastní oddělení na přípravu nabídek k veřejným zakázkám. Menším podnikatelům by zároveň výrazně pomohlo, pokud by zadavatel prostřednictvím internetu zveřejňoval relevantní vzory nabídek, šablony, kontrolní seznamy a další obdobné nástroje. Statistiky ukazují, že tento postup přispěl ke snížení administrativní zátěže malých a středních podniků.

Kromě elektronické komunikace lze doporučit osobní schůzky s účastníky řízení a interaktivní komunikaci v raných fázích zadávání veřejných zakázek, a to včetně fáze před samotným zahájením výběrového řízení. Cílem schůzek by mělo být vyjasnění požadavků zadavatele a možnost účastníků vznášet dotazy k veřejné zakázce nebo k průběhu řízení. To je opět velice důležité pro malé a střední podnikatele, kteří doposud nemají zkušenost s veřejnými zakázkami. Jednání působí pozitivně i ve vztahu ke zkušeným podnikatelům, zejména pokud si nejsou jisti charakterem připravované veřejné zakázky, a mohlo by se jim zdát neefektivní vynakládat čas na podání nabídky, která ve výsledku nemá šanci na úspěch. Tato setkání s dodavateli by měla být realizována pro všechny potenciální kandidáty tak, aby se zvýšilo jejich povědomí o potřebách zadavatele a jeho prioritách a zároveň aby byla zajištěna transparentnost veřejné zakázky.

Jednou z forem jednání mohou být předběžné tržní konzultace. Nekonají-li se, doporučujeme zakázky alespoň předběžně oznámit nebo udělat průzkum trhu. Využití konzultace nesmí narušit hospodářskou soutěž, a proto je třeba zapracovat všechny relevantní výstupy z konzultací do zadávací dokumentace a zaznamenat všechny podílející se subjekty, stejně jako dobu, po kterou konzultace probíhaly.

Zadavatel následně musí poskytnout všem uchazečům pro přípravu nabídky takovou lhůtu, aby účastníci předběžných tržních konzultací nebyli v konkurenční výhodě.

Zadavatelé by měli klást důraz nejen na důležitou komunikaci před zahájením výběrového řízení a v jeho průběhu, ale i na komunikaci s účastníky po skončení výběrového řízení. Díky ní by neúspěšní uchazeči měli pochopit, proč neuspěli, a zjistit, jak v budoucnu podat úspěšnou nabídku. Současně taková komunikace může pomoci zadavatelům zjistit, proč jejich zakázka nebyla pro dodavatele „dostatečně atraktivní“. To pomůže zadavateli v budoucnu lépe načasovat zadání veřejné zakázky se zohledněním situace na trhu nebo upravit podmínky tak, aby soutěžitelům poskytovaly dostatečné záruky na zajištění včasné platby nebo stanovily úměrné odborné a ekonomické požadavky na soutěžitele.

Dělení veřejných zakázek

Dalším účelným a efektivním nástrojem je rozdělení veřejné zakázky na části. Tento postup může pomoci překonat technické a finanční limity malých a středních podniků, které nemají kapacity na pokrytí veřejné zakázky v celém jejím rozsahu. V tomto případě je však naprosto nezbytné dodržovat pravidla stanovená zákonem na zadávání veřejných zakázek, která směřují k tomu, aby zadavatelé limity veřejných zakázek svévolně neobcházeli.

Zákon rozdělení veřejné zakázky přímo umožňuje, a to v § 35. Toto ustanovení stanoví, že zadavatel může rozdělit veřejnou zakázku na více částí, pokud tím neobejde povinnosti stanovené zákonem. Pokud zadavatel zadává více částí veřejné zakázky v jednom zadávacím řízení, vymezí rozsah těchto částí a stanoví pravidla pro účast dodavatele v jednotlivých částech a pro zadání těchto částí. Pokud je veřejná zakázka takto rozdělena na několik částí, pro stanovení limitů takové zakázky se sčítají všechny její části, které spolu tvoří jeden funkční celek a jsou zadávány v časové souvislosti. Až podle takto určeného celku se bude řídit režim, v němž bude veřejná zakázka zadávána (tedy zda bude veřejná zakázka podlimitní, nadlimitní, nebo bude v rámci zvláštního režimu). Určit, zda zakázku zadat jako jednu, nebo jednu rozdělenou na více částí, anebo jako více samostatných veřejných zakázek, umožňuje věcné, funkční, časové a místní hledisko, jež při rozhodování zadavatel zohledňuje.

Půjde-li o dvě zcela rozdílná plnění, která spolu nesouvisí, bude se jednat o dvě veřejné zakázky a jako takové mohou být zadány (hodnoty těchto zakázek se nebudou sčítat). Pokud plnění spolu jakkoliv souvisí, bude se ve výsledku jednat vždy o jednu veřejnou zakázku, kterou je zadavatel oprávněn za podmínek stanovených zákonem rozdělit.

řejných zakázek platí, že pokud zadavatel v zadávací dokumentaci rozdělí veřejnou zakázku na části, je povinen postupovat při výběru dodavatele v každé části odděleně. Je zcela na uvážení zadavatele, zda umožní jednomu dodavateli účast na více částech jedné veřejné zakázky (případně na všech částech), či nikoliv.

Z praxe vyplývá, že samotné rozdělení veřejné zakázky, samozřejmě za dodržení všech zákonných postupů, má významný dopad na výsledek služby nebo dodávky. V řadě případů lze hovořit o dodání služby nebo zboží v lepší kvalitě a ve výsledku také za lepší cenu, než by tomu bylo v případě jedné zakázky zadané většímu podniku. V anglickém okrese Northumberland byla zadána veřejná zakázka, která byla rozdělena oproti původně předpokládaným 4 částem na 16 částí. To se odrazilo v ceně i kvalitě dodávek, a navíc byla umožněna účast většího množství menších místních dodavatelů.

Podmínky v zadávacím řízení, výběr kritérií hodnocení

Prostřednictvím veřejných zakázek lze kromě samotných podnikatelů podpořit i další subjekty. Lze například uvažovat o zakomponování podmínek, jejichž cílem je zlepšení úrovně servisních služeb spojených se zakázkou (zajištění kontroly nebo opravy do určitého časového limitu od okamžiku nahlášení, které zajistí povinné řešení lokálním subjektem v situacích, ve kterých je třeba věc řešit osobně) nebo zajištění snížení emisí při samotné realizaci zakázky (dovoz materiálu na stavbu vozidly určité emisní třídy, dovozní vzdálenosti při plnění služeb).

Tyto podmínky mohou mít různou formu, mezi něž lze zařadit požadavky na zaměstnání osob dlouhodobě nezaměstnaných, zaměstnání učňů, případně osob, které se vinou současné situace ocitly bez zaměstnání nebo se nacházejí v jiné tíživé situaci. Příkladem je v této souvislosti zakázka města Most, které v roce 2011 při výběru dodavatele stavebních prací definovalo v zadávací dokumentaci veřejné zakázky zvláštní podmínku. Dodavatel měl zajistit, aby alespoň 10 % z celkového počtu pracovníků dodavatele, kteří se budou podílet na plnění zakázky, pocházelo z řad dlouhodobě nezaměstnaných. Podmínka byla splněna, pokud tyto osoby prokazatelně ukončily evidenci na úřadě práce z důvodu uzavření pracovněprávního vztahu s dodavatelem. Povinnou součástí nabídky bylo čestné prohlášení uchazeče o veřejnou zakázku, v němž deklaroval, že před podpisem smlouvy předloží zadavateli seznam osob z řad dlouhodobě nezaměstnaných.

Ze zahraničí jsou známy případy, ve kterých zadavatel stanovil zvláštním způsobem i hodnotící kritéria pro výběr uchazeče. Šlo o vytvoření přímých příležitostí k zaměstnání místních obyvatel, umožnění místním malým a středně velkým podnikům zařadit se do dodavatelského řetězce nebo podpora obnovy podnikání v dané čtvrti. Ukázkou efektivního zadávání a dobré komunikace během realizace veřejné zakázky se sociálním dopadem může být zakázka londýnské čtvrti Inslington, jejíž zastupitelé využili soutěžního dialogu k tomu, aby se do veřejné zakázky začlenily požadavky na místní sociální hodnoty, které definovali sami dodavatelé projektu. Výsledkem byl projekt Budování škol pro budoucnost, v jehož rámci byla veřejná zakázka doplněna o sociální přínosy, ze kterých mohla městská část v budoucnu těžit.

Je nutné mít na zřeteli, že zákon o zadávání veřejných zakázek předpokládá, že zadavatel v rámci zadávací dokumentace uvede, že nabídky budou posuzovány podle ekonomické výhodnosti. Ta předpokládá určitý poměr mezi cenou a výslednou kvalitou. Právě co se týče kvality, může zadavatel definovat jak technickou úroveň nabízeného plnění, estetické nebo funkční vlastnosti a uživatelskou přístupnost, tak právě sociální či enviromentální aspekty zakázky, které mohou mít v konečném důsledku dopad na tíživou ekonomickou situaci způsobenou pandemií. Váha mezi cenou a kvalitou musí být vždy v rámci zadávací dokumentace stanovena.

Pokud zadavatelé sáhnou po tomto nástroji, měli by zhodnotit, zda jsou kritéria objektivní a zda neporušují základní zásady zadávání veřejných zakázek, především pak zásadu rovného zacházení a zákaz diskriminace.

Frank bold advokáti

Tým právníků v Praze, Brně i Ostravě, který pracuje pro desítky obcí i firem a podporuje projekty jako Právní poradna pro aktivní občany nebo Rekonstrukce státu. V rámci právních služeb se v České republice specializuje na ICT právo, korporátní agendu, stavební právo, veřejné právo, energetické právo, finanční právo, spornou agendu.

Autor: Anna Francová, Frank Bold Advokáti