Vzdálené pečetění doporučuje Patrik Kroc

Elektronické pečetění: efektivní řešení pro obce i ústřední správní orgány

Úřady velkých státních institucí, ale i obcí, musí mimo jiné opatřovat každé potvrzení o přijetí podání kvalifikovanou elektronickou pečetí a časovým razítkem. Jak jim s tím pomáhá Software602, říká v rozhovoru obchodní manažer pro veřejnou správu Patrik Kroc. Zmiňuje přitom i práci pro ministerstvo spravedlnosti a celou soustavu obecních soudů.

O co se zajímáte nejdřív, když začínáte pracovat pro tak velkého klienta ze státní správy, jakým je ministerstvo spravedlnosti?

Úřady se na nás nejčastěji obracejí ve chvíli, kdy potřebují splnit novou zákonnou povinnost, nebo když plánují digitalizaci a hledají vhodné technické řešení. Často jde například o přechod na nový systém nebo rozšíření stávajících služeb o další funkce, jako je elektronické podepisování nebo pečetění.

V takových případech dodáváme potřebné informace o možnostech našeho řešení, jak technicky funguje, s jakými systémy je možné ho propojit a jak odpovídá požadavkům eIDAS či české legislativy. Důležité je vždy pochopit, v jakém prostředí daný úřad pracuje, co přesně potřebuje řešit, a jak do toho může naše služba zapadnout.

Někdy navazujeme na dřívější spolupráci, například pokud už mají zavedené elektronické pečetění, řešíme s nimi, jak do toho logicky doplnit i vzdálené podepisování. Naše řešení jsou postavená tak, aby se snadno rozvíjela podle aktuálních potřeb, bez nutnosti měnit celé IT prostředí.

Co dnes nejvíc zajímá velké úřady, když řeší podepisování a pečetění?

U větších institucí, jako jsou ministerstva, je klíčové, aby se podepisování a pečetění dalo provádět odkudkoliv a bez složité techniky. Velmi často se setkáváme s požadavkem, aby vedoucí pracovníci mohli podepisovat dokumenty i na cestách, například z auta nebo mimo kancelář, a to rychle, bezpečně a bez potřeby připojovat token s uloženým certifikátem.

Právě proto nabízíme řešení, která fungují napříč zařízeními, ať už je to tablet, chytrý telefon nebo notebook. Zároveň vždy dbáme na to, aby měl přístup ke službě jen předem určený uživatel, a aby celý proces splňoval náročné požadavky na bezpečnost.

Naším cílem není měnit zavedené systémy úřadu, ale doplnit je o nástroje, které jim zjednoduší práci. Hledáme způsob, jak se co nejlépe přizpůsobit jejich fungování a zároveň jim umožnit využívat moderní digitální služby naplno.

Čili pro většinu uživatelů daného úřadu nebo instituce se nic nemění.

Většině uživatelů na straně úřadu se způsob práce nijak zásadně nemění. Nadále používají stejné systémy jako dosud, jen se jim přidá nová funkce, například vzdálené podepisování nebo elektronické pečetění, které usnadňuje každodenní provoz a šetří čas.

Takové řešení jsme nasadili například u Lesů České republiky, které využívají kompletní sadu kvalifikovaných služeb pro vzdálené podepisování, pečetění i ověření platnosti elektronického podpisu podle nařízení eIDAS, tedy kontroly, zda je podpis platný, zda nebyl dokument po podpisu změněn, a navíc i zjištění identity osoby, která dokument podepsala. Dalším příkladem je Podpůrný a garanční rolnický a lesnický fond. Ten původně využíval jen službu pro elektronické pečetění, kterou potřeboval kvůli zákonné povinnosti. V průběhu spolupráce se ale ukázalo, že by pro ně dávalo smysl rozšířit řešení i o vzdálené podepisování a to bez nutnosti používat token.

PGRLF nyní díky naší technologii umožňuje klientům elektronicky uzavírat smlouvy prostřednictvím Bank iD, a to zdarma, odkudkoli a kdykoli (například z mobilu, tabletu či počítače), což výrazně zrychluje proces uzavírání smluv o podpoře. Veškerá administrativa tak může probíhat jednoduše online, bez zbytečného papírování.

Obecně řečeno je ale teď velký zájem o mobilní vzdálené podepisování.

Ano, a v poslední době zejména ze strany vedení měst a obcí. Starostové, místostarostové nebo tajemníci často potřebují vyřídit agendu i mimo budovu úřadu, ať už při pracovní cestě, během akcí v terénu nebo z domova. Díky vzdálenému podepisování mohou dokumenty schvalovat rychle, bezpečně a kdykoli, bez nutnosti připojovat token nebo být fyzicky u počítače na úřadě.

Zároveň tím naplňují požadavky platné legislativy, zejména na kvalifikovaný elektronický podpis podle nařízení eIDAS a zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce. Služby, které nabízíme, odpovídají těmto právním předpisům a jsou postaveny tak, aby s nimi mohly bez problémů fungovat i menší úřady bez vlastního IT oddělení.

Pro starosty to znamená jediné: úřad může fungovat plynuleji, schvalování nezdržuje provozní agendu a zároveň je vše z právního hlediska plně v pořádku.

Hraje při rozhodování roli, že jste poskytovatelem kvalifikovaného elektronického podpisu?

Ano, je to velmi důležitý faktor, zejména pro veřejnou správu. První, co instituce zpravidla zajímá, je bezpečnost, obzvlášť v případě, že služba běží v cloudu. Chtějí vědět, jak jsou chráněny jejich certifikáty, jak probíhá správa přístupů a zda řešení splňuje legislativní a bezpečnostní standardy.

Tyto otázky nejčastěji řešíme s IT odděleními, která posuzují technickou úroveň zabezpečení. Následně se s vedením úřadu zaměřujeme spíše na praktické přínosy, jednoduchost použití, provozní výhody a úsporu času.

Velkou roli hraje i to, že jsme jako poskytovatel kvalifikovaných služeb a cloudového řešení zapsáni v katalogu cloud computingu spravovaném Digitální a informační agenturou (DIA). To je pro mnohé instituce zásadní argument, že se mohou na naše řešení spolehnout z hlediska souladu s požadavky státu.

V Softwaru602 pracujete 11 let. Jakými všemi pozicemi jste ve společnosti prošel?

Do společnosti jsem nastoupil v září 2014 jako XML designér. Měl jsem na starosti vytváření formulářů pro desktopové aplikace a přizpůsobování jejich funkcionalit tak, aby odpovídaly požadavkům na napojení do různých systémů. Později jsem se posunul na pozici IT konzultanta, kde jsem začal spolupracovat přímo se zákazníky – zjišťoval jsem jejich potřeby a podílel se na integraci našich řešení do jejich prostředí. V tu chvíli jsem se poprvé začal naplno věnovat logice procesů na straně klienta.

Postupem času jsem se vyprofiloval v oblasti elektronických důvěryhodných služeb a stal se projektovým manažerem, konkrétně portálové řešení, kvalifikované podpisy, pečetě, validaci i dlouhodobé uchovávání dokumentů. Získal jsem tak zkušenost nejen s návrhem, ale i s reálným nasazením služeb u zákazníků.

Dnes působím jako obchodní manažer pro veřejnou správu. Díky tomu, že znám náš produkt i potřeby klientů do detailu, dokážu už při prvním kontaktu poznat, co konkrétní organizace potřebuje a jak jí naše řešení může pomoci.

U velkých státních zakázek často Software602 není jediným dodavatelem, na projektu spolupracuje třeba pět různých firem. Jak se pracuje v takovém týmu jindy konkurenčních firem?

Je pravda, že u velkých státních projektů nejsme jediným dodavatelem – často se na jednom řešení podílí tři až pět různých firem. O to důležitější je, jak funguje spolupráce mezi nimi. Od centrálních úřadů máme velmi pozitivní zpětnou vazbu na to, že komunikujeme aktivně, vstřícně a nečekáme, až se nás někdo na něco zeptá. Snažíme se být partnerem, který pomáhá řešení dotahovat, a to i v oblastech, které přímo nespadají do našich služeb.

Například díky tomu, že jsme v minulosti sami dodávali spisovou službu, umíme zákazníkům poradit i s její implementací od jiných dodavatelů. Vysvětlíme jim, co vše je potřeba splnit, a dokážeme je provést i složitějšími legislativními nároky. Často se na nás obracejí i v případech, které se našeho řešení přímo netýkají a my jim rádi pomůžeme.

Zároveň je podle nás klíčové udržovat dobré vztahy s dalšími velkými hráči na trhu — ať už jde o dodavatele spisových služeb, nebo jiných technologií, které sami neposkytujeme. U projektů s více stranami je úspěch často závislý na tom, jak dobře spolu jednotliví partneři dokážou komunikovat a dodržovat termíny. A nás těší, že se na nás ostatní mohou spolehnout.

Pojďme od ministerstev a dalších velkých klientů ze státní správy k menším organizacím. Co třeba kraje, města a obce?

Ano, i když velkou část našeho času zabírají projekty pro centrální úřady, věnujeme se také menším institucím a dílčím organizacím. V současnosti například pomáháme s integrací informačních systémů tří výzkumných ústavů, které se slučují do jedné instituce. Typickým příkladem je také Finanční analytický úřad s přibližně 30 zaměstnanci, který spadá pod Ministerstvo financí. I v takových menších týmech je důležité mít efektivní nástroje pro digitální agendu.

Zajímavé je, že právě tyto menší nebo dceřiné organizace často fungují jako katalyzátor změn. Když se jim nové digitální řešení osvědčí, začínají se o něj zajímat i jejich nadřízené či partnerské úřady. Řada z nich si pak mezi sebou předává zkušenosti a ptají se, proč sami ještě nevyužívají něco, co už jinde dobře funguje.

A co samotná města a obce?

Ve veřejné správě rozlišujeme mezi centrálními úřady a samosprávou. Já se věnuji především centrálním institucím, zatímco moji kolegové mají na starosti kraje, města a obce. Právě u menších obecních úřadů často přichází na řadu velmi praktické otázky, jak zajistit elektronické pečetění dokumentů, aniž by museli investovat do vlastního serveru nebo složité IT infrastruktury a tím naplnit legislativu.

V menších obcích bývá provoz úřadu personálně úsporný, a proto je klíčové, aby řešení bylo co nejjednodušší na provoz i správu.

Cloudové řešení je pro menší úřady výhodné zejména tím, že nevyžaduje vlastní IT zázemí. Není potřeba pořizovat server ani řešit jeho správu, vše běží bezpečně v prostředí, o které se staráme my. Pro obce je to úsporné, přehledné a funkční řešení, které zapadá do jejich každodenního provozu

Ušetří tedy na „železu“ i za ajťáka.

Pro menší obce je důležité, aby věci fungovaly jednoduše a spolehlivě. Ajťáky rozhodně nenahrazujeme, spíš jim uvolňujeme ruce. Rutinní provoz, aktualizace a zálohování necháváme na sobě, aby se IT tým mohl věnovat smysluplnější práci, která úřad skutečně posouvá. Díky tomu mají čas řešit strategické projekty, integrace a inovace místo toho, aby hlídali, jestli bliká server.

Zkušenosti ukazují, že obce si takového partnera velmi cení. Vědí, že se mohou kdykoliv ozvat, když si nejsou něčím jisté nebo když se vyskytne problém. Vždy jsme na příjmu a ochotní pomoci, i když nejde o nic technicky složitého. Taková dostupnost a podpora buduje mezi námi a úřady silný vztah.

Týna Kaucká

Patrik Kroc působí ve společnosti Software602 od roku 2014, kde začínal jako XML designér. Postupně prošel pozicemi IT konzultanta a projektového manažera až k dnešní roli obchodního manažera pro veřejnou správu. Má hlubokou znalost produktů i prostředí státní správy, což mu umožňuje rychle pochopit potřeby klientů a navrhnout vhodné řešení. Patrik úspěšně digitalizoval již desítky institucí jako je Finanční analytický ústav, Ministerstvo spravedlnosti České republiky a další.