Od disket k elektronickému schvalování a QR kódům

Městský úřad Nový Bydžov a společnost VERA spolupracují již od roku 1995

Řadu let se při řešení otázek provozu a rozvoje systému potkávají tajemnice MěÚ Marcela Česáková a Václav Bareš, Key Account Manager firmy VERA. Dlouhodobý vztah svědčí o vzájemné důvěře a dobré spolupráci.

Paní tajemnice, jak vnímáte vztah s VEROU?

VERA je pro mě tady odjakživa. Když jsem nastupovala v roce 1995 na obecní úřad, už tady byla. Spolupracujeme tedy léta, dobře se známe a máme partnerský vztah.

Tato spolupráce trvá již od „doby disketové“. Máte nějakou vzpomínku na začátky zpracování dat u vás na úřadě?

Systém je od té doby k nepoznání. Původně jsme neměli počítače, pracovali jsme na počítačových konzolích a v rohu mé kanceláře stál server. Jednou měsíčně k nám jezdil pan Matoušek z VERY dělat profylaxi a instalovat nové verze. Ty byly původně na páskách a pak na těch zmiňovaných disketách. Dnes je to úplně jinak, kolegové je stahují přes internet.

Jak se budoval systém na vašem úřadě? Co považujete za milníky?

Když jsem přišla na úřad, byly tam některé agendy – Příjmy, Evidence psů, Stavební úřad, Sociální agenda atd. Nemluvila bych o milnících, úřad i systém se kontinuálně rozvíjely v souladu s požadavky doby a aktuálními technologickými možnostmi.

Která část systému nebo agenda se ukázala nejnáročnější z hlediska zavádění?

Účetnictví jsme původně měli v softwaru jiné firmy. Dlouho jsme se snažili sjednotit systém a převést jej také do VERY, ale některé kolegyně byly zvyklé na „svoje“ programy a nechtěly nic měnit. Nakonec se nám to povedlo a od července 2001 účtujeme ve VEŘE.

Měli jste nějaké období zkušebního režimu, kdy jste zpracovávali data v obou systémech?

Naopak – vzpomínám na příběh z počátků mého profesního života. Bylo to po ukončení vysoké školy, kdy jsem nastoupila do komerční firmy a dostala za úkol zavést software na mzdy. Převést to z ručního zpracování na počítač. Vrhla jsem se do toho s nadšením. Všechno jsme dlouho a poctivě připravovali. Když nastal den D, vyrazili jsme do výpočetního střediska v Hradci Králové s hromadou děrných štítků. A pak jsme to pustili… a ono nic. Opravovali jsme, zkoušeli, trápili jsme se s tím až do půlnoci. A protože ředitel řekl, že dělníci výplaty dostat musí, ať se děje, co se děje, po půlnoci jsme svezli všechny účtaře do kanceláře, a ti do rána počítali výplaty ručně. Výplaty byly zachráněné a příští měsíc již všechno klaplo po novu, na počítači. Resumé příběhu potvrzuje mé pravidlo o duplicitě zpracování – i když se to po novu nepovede, dá se to po staru dohonit.

A jak to tedy děláte na úřadě?

Ze zkušenosti považuji duplicitní zpracování za zbytečné. Myslím, že je třeba převést data, vyškolit lidi a má se začít fungovat hned v novém systému. Duplicitní zpracování jenom oddaluje reálné zavedení toho nového. Místo toho, aby se všichni snažili osvojit si a automatizovat postupy v novém systému, spoléhají na ten starý a hledají chyby, problémy a důvody, proč to v tom novém nejde. Vždy se mi osvědčilo zanechat minulost a jít vpřed.

Postupem času jste vybudovali homogenní vzájemně provázaný systém. V čem jsou pro vás jeho výhody?

Jak jsem říkala, byl to takový přirozený vývoj. Postupně jsme opouštěli subsystémy, které nebyly od VERY, a využíváme devizu jednotného informačního systému, přestože ne všichni zpracovatelé to chápou. Je příjemné, že máme všechno v jednom a nemusíme řešit rozhraní, případně migrace a sehrávání různých dat. Díky vazbám šetříme práci, data se ťukají jenom jednou a přenášejí systémem, takže je mají k dispozici všichni oprávnění uživatelé.

Když něco potřebujeme, obrátíme se na pana Bareše. Ten zná nás a naši historii, ví, co kde a jak máme a proč, nejsou zapotřebí velká vysvětlování.

Jaká témata vnímáte jako aktuální v rozvoji systému?

V rámci úřadu je to automatizace činností – elektronické schvalování. Ve vztahu k občanům teď řešíme hlavně zveřejňování informací a možnost elektronické komunikace. Toto téma je populární a my se chceme k němu postavit rozumně. Vážíme si všech našich obyvatel. Ti, kteří chtějí přijít na úřad, mají možnost vyřešit své záležitosti osobně s odpovědnými referenty. Musíme si být vědomi, že ne všichni používají chytrý telefon a obdobné technologie, a tak to bude i v budoucnu. Těm, kteří na úřad nechtějí, nabízíme Portál občana jako nástroj na sdělování informací, komunikaci a řešení plateb.

Jakým způsobem je u vás možné zaplatit např. místní poplatky?

Dnes existuje řada platebních prostředků – od hotovosti přes karty až třeba po bitcoiny. A taky množství způsobů, jak tyto prostředky přijímat. Dáváme našim občanům na výběr. Pokud se Vám nechce jít na pokladnu úřadu, můžete využít autorizovanou platební bránu. To znamená, že po přihlášení do Portálu občana uvidíte, jaké máte pohledávky vůči městu a můžete je zaplatit klidně všechny najednou tím, že je vyberete do košíku. Úhrada může být platební kartou, QR kódem nebo rychlým bankovním převodem (bankovním tlačítkem).

Připravujeme také neautorizovanou bránu, která se osvědčila v řadě měst.

Co znamená, že je neautorizovaná?

Neautorizovaná nevyžaduje žádné přihlášení – možná proto je oblíbená. Úhrada je snadná. Občan zadá identifikátor platby (např. variabilní symbol) a e-mailovou adresu. Systém zobrazí neuhrazené poplatky evidované na daném symbolu a nabídne možnost zaplatit je stejně jako v předešlém případě – kartou, QR kódem nebo tlačítkem.

Jaký máte na úřadě poměr hotovostních a bezhotovostních úhrad?

Když mluvíme o platbách občanů, tak například za prvních 6 měsíců roku 2023 proběhlo 33 procent úhrad za místní poplatky v hotovosti a 67 procent bezhotovostně. Věříme, že se podíl bezhotovostních plateb bude ještě zvyšovat. Jsme rádi, že můžeme našim občanům nabídnout různé způsoby placení a každý si může vybrat podle svých preferencí.

Text: VERA