Praktická doporučení, jak nakládat s daty

Asi si říkáte, že elektronický úřad funguje všude. Programem zpracováváme účetnictví, úřady vedou elektronickou spisovou službu a většina odborných agend také využívá nějakou aplikaci. Co tedy ještě chybí? Činnost úřadu je různorodá a vstupy do něj putují různými cestami. Občan vyplní na místě vytištěný formulář a slečna za přepážkou na jeho základě provede v systému přihlášení psa. Poštovní doručovatelka přinese faktury, na účtárně k nim připojí košilku a pošlou je do podpisového kolečka, aby po schválení bylo možné závazek uhradit. Nový obyvatel města zašle přes portál občana přihlášení k platbě za komunální odpad. Z kamerového systému jsou do spisové služby úřadu nahrány záznamy o porušení dopravních předpisů (rychlost, jízda na červenou…). Výše zmíněné situace se týkají města a jeho občanů a všechny jsou iniciovány napsanou, vytištěnou nebo elektronicky zaslanou informací. Jak ji nejlépe využít?

1. Dokumenty proházejí jednou bránou a jsou uloženy na centrálním úložišti

Když informace přijdou a odejdou jednou vstupní branou, stane se vaše podatelna centrálním místem, kde je každý dokument, každé podání, každá došlá informace zaznamenána, uložena do spisové služby a přidělena ke zpracování. To znamená, že podatelna eviduje všechny zprávy z datové schránky, všechny zásilky doručené poštou či některou z doručovacích služeb a všechna podání z portálu. Papírové dokumenty jsou ideálně na skenovací lince převedeny do elektronické podoby. V závislosti na typu dokumentu navíc systém dokáže řadu z nich zpracovat na podatelně automaticky, ať už příjem z XML souborů, formulářů z Portálu občana nebo např. z vypravení pomocí služby České pošty Dopis Online.

2. Informace putují elektronicky a v každém okamžiku lze sledovat jejich stav

Když mají všechny informace jednu vstupní bránu (podatelna) a jsou dohledatelné na jednom místě (úložiště spisové služby), mohou se pustit na svoji pouť úřadem. Aby se cestou neztratily nebo někde nezdržely moc dlouho, aby nezůstaly omylem v šuplíku kolegyně, která je náhle na nemocenské, neposílejte je na cestu v papírové formě. Postup schvalování máte určitě popsán ve vnitřních předpisech. Pokud „schvalovací kolečko“ převedete do elektronické podoby, tak má dokument (na podatelně uložený do spisové služby) přesně danou cestu i časové limity, jak dlouho se může na jednotlivých místech zdržet, a v každém okamžiku lze sledovat, v jakém stavu schvalování je a u koho se nachází. Pokud je potřeba ke schválení víc informací, oprávněný uživatel se k nim dostane prostým rozkliknutím. Automatické kontroly v průběhu celého procesu eliminují případné selhání lidského faktoru.

3. Úřad data zapisuje maximálně jednou

Když referent místních poplatků vystavuje předpis, zadává jméno plátce a částku. Proč by měla paní na pokladně nesmyslně ťukat ty samé údaje do příjmového dokladu? Proč by je měl někdo přepisovat, když bude psát upomínku na zaplacení? A to je jenom jeden malý modelový příklad. Když data v systému již jsou, stačí je automaticky použít. Integrovaný systém vám takovou možnost nabízí v souladu s koncepcí přístupových práv a dodržením všech bezpečnostních pravidel. Tato idea platí napříč informačním systémem v celé jeho různorodosti a dotýká se všech oblastí.

4. Úřad data vytěžuje, vůbec je nezapisuje, pouze přebírá a kontroluje

Pokud občan vyplňuje papírový formulář, musí jej referent přepsat. Portál občana propojený s informačním systémem nabízí vyplnění elektronického formuláře, ze kterého může úřad přímo převzít strukturovaná data bez přepisování. Tento způsob se dnes využívá běžně např. při řešení životních situací. Další možností jak „nezapisovat“ je vytěžování dat z XML souborů. Pokud přijmete elektronickou fakturu, do účetnictví se na správné místo zapíše dodavatel, částka, lhůty splatnosti atd. Tyto a další údaje pak mohou vstoupit do elektronického schvalování, jak je uvedeno výše. Nikdo nic nezapisuje, nepřepisuje a v konečném důsledku dojde k zaplacení faktury. Ještě víc práce za Vás systém udělá, pokud budete používat automatizované zpracování dopravních přestupků. Na některých úřadech se zpracování přestupků z kamerových systémů bojí, že by kapacitně nezvládali tvorbu a odesílání výzvy k zaplacení určené částky, kontrolu a navazující řízení včetně možného vymáhání. Kapacitní problémy může vyřešit automatizované zpracování dopravních přestupků. Všechny údaje o tom, kdo, kdy a co spáchal, včetně fotodokumentace, systém převezme z XML souboru a uloží na správná místa v agendách. Následně je zpracuje a připraví k odeslání.

5. Všem jsou kdykoliv k dispozici informace dle jejich oprávněných potřeb

Stručným shrnutím a smyslem všech předešlých kroků je usnadnit práci, omezit chyby a poskytnout všem oprávněným uživatelům aktuální informace v okamžiku, kdy je potřebují, a v rozsahu, v jakém je potřebují.

Jak jste na tom Vy? Rádi vám pomůžeme pozvednout váš úřad na novou úroveň. Napište nám na info@vera.cz.