eGovernment opět pokročí o další kus kupředu

Již 7. března se v Praze v Hotelu Grandium uskuteční konference pod názvem Evidence dokumentů 2024: Připravte se na změny. Na této konferenci budou představeny zásadní změny navrhované v Zákoně č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a v zákoně č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, ve znění pozdějších předpisů. Navrhované změny byly přijaty Výborem pro veřejnou správu a regionální rozvoj Poslanecké sněmovny dne 16. ledna a v nejbližších týdnech projdou celým legislativním procesem.

Navrhované změny se týkají jak úpravy atestací eSSL (elektronický systém spisové služby), tak i zcela zásadního posunu v oblasti evidence dokumentů a procesu výběru dokumentů příslušnými archivy. Dále jsou zaváděny zcela nové metody pro automatizovaný oběh elektronických dokumentů. Návrh také opravuje některé nedostatky současné právní úpravy. Kromě výše uvedených změn se objevily i další pozměňovací návrhy, například poněkud kontroverzní návrh na práci s neveřejnými dokumenty, dopadající i do změny pravidel v Zákoně o svobodném přístupu k informacím.

Návrh novely zákona obsahuje zejména:

• odložení povinnosti veřejnoprávních původců používat atestovaný elektronický systém spisové služby z 1. ledna 2026 na 1. leden 2027,

• odložení zákazu dodávat neatestované elektronické systémy spisových služeb veřejnoprávním původcům z 1. července 2024 na 1. ledna 2025,

• vyjmutí z povinnosti atestace elektronických systémů spisových služeb pro obce I. typu, jimi zřizované právnické osoby a organizační složky těchto obcí a také školy a školská zařízení,

• změnu pravidel týkajících se atestovaných elektronických systémů spisové služby a systémůy, které jsou součástí informačního systému pro nakládání s utajovanými informacemi,

• změnu pravidla, podle kterého pozbývá atest platnosti 1 rok po změnách atestovaných požadavků,

• umožňuje Kanceláři prezidenta republiky zřizovat bezpečnostní archiv

• změnu postavení informačních systémů, které nejsou elektronickými systémy spisové služby, včetně upřesnění metody pro výběr

• zavedení pravidel pro tvorbu dokumentů vyhotovovaných veřejnoprávními původci pro rozvoj automatizovaného oběhu dokumentů

• řadu dalších změn

Uvedená opatření poskytují prostor pro adekvátní přípravu veřejnoprávních původců, jichž se povinnost atestace el. systémů bude týkat, tak i prostor na přípravu dodavatelů systémů atestací.

Zejména pro malé obce (obce I. typu, které vykonávají přenesenou působnost pouze v základním rozsahu) je důležité navrhované vyjmutí některých původců z povinnosti mít atestovaný systém. Kromě obcí I. typu se jedná i o organizační složky těchto obcí a těmito obcemi zřizované právnické osoby, dále školy a školská zařízení (podle § 3 odst. 1 písm. j) archivního zákona). Povinnost pro všechny veřejnoprávní původce vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v archivním zákoně zůstává, i když se odkládá na 1. leden 2027.

Změny zákona se dotknou nejen spisových služeb, ale také zpracování veškerých informací v jiných systémech u veřejnoprávních původců. Po několika desetiletích se konečně v oblasti eGovernmentu zavádí povinnost pro oběh dokumentů v elektronické podobě takovým způsobem, aby dokumenty vyhotovené jedním původcem šlo dále automatizovaně zpracovat u přijímacího původce.

Blíže k programu konference

V souvislosti s atestacemi elektronických systémů spisové služby se posouvají závazné termíny a dochází k vyloučení některých skupin veřejnoprávních původců z povinnosti mít atestovaný eSSL, a mění se i některá související ustanovení zákona č. 499/2004 Sb.

Poslanec a místopředseda Ústavně-právního výboru Sněmovny Jakub Michálek, který je garantem konference, jako jeden z navrhovatelů pozměňovacích návrhů k novelizaci Zákona o archivnictví a spisové službě představí hlavní změny v oblasti evidence dokumentů, které umožní rychlejší a efektivnější rozvoj eGovernmentu.Zaměří se na zdůvodnění poslaneckého návrhu a vysvětlí, jaké dopady budou mít příslušné změny na občany a veřejnoprávní subjekty. Účastníci konference budou seznámeni s dalšími plánovanými aktivitami, které mají za cíl dosáhnout stavu, aby mezi úřady rychle a efektivně obíhala data a elektronické dokumenty s automatizovaným zpracováním a nikoliv občané. Budou také vysvětleny dopady změn zákona na atestace eSSL.

Další z řečníků konference, odborník na legislativu eGovernmentu Robert Piffl podrobně rozebere dopady změn zmíněného zákona na veřejnoprávní původce nejen v oblasti spisové služby, ale i v oblasti dalších informačních systémů využívaných veřejnoprávními původci. Zaměří se také na detailní vysvětlení pojetí regulace informačních systémů, které nejsou eSSL a naopak informačních systémů, které jsou eSSL, s ohledem na návrat k původnímu účelu Zákona o archivnictví a spisové službě, tj. regulace oblasti archivnictví a související evidence a výběru informací od veřejnoprávních původců směrem k příslušným archivům. Tématem bude také regulace elektronických spisových služeb i zcela nové pojetí regulace jiných informačních systémů, než je eSSL. Robert Piffl se bude věnovat jak dopadům na již existující systémy, tak i na nové systémy uváděné do provozu od 1. ledna 2025.

Vystoupení poskytne důležité informace i s ohledem na řadu výběrových řízení, neboť u otevřených výběrových řízení je nově třeba zapracovat požadavky vyplývající z novely zákona. Prezentace R. Piffla se také bude věnovat dopadům na oběh dokumentů s definovanými strukturovanými údaji pro automatizované zpracování.

Prezentace zástupce ředitele Digitální informační agentury (DIA) Petra Kuchaře se zaměří na oběh elektronických dokumentů s vnořenou vrstvou XML, podrobněji vysvětlí existující schéma pro elektronickou fakturaci ve formátu ISDOC.PDF, a dále se bude věnovat přípravě návrhu strukturovaných dat pro “obecný” elektronický dokument. Zmíněné modely budou v souladu s novelou zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě uveřejněny na webových stránkách DIA v termínu určeném v zákoně, a budou muset být zapracovány nejen do eSSL, ale též do dalších informačních systémů. To bude mít samozřejmě dopady i na schvalování projektů příslušným odborem DIA, které bude rovněž představeno.  Petr Kuchař posluchače seznámí také s dalšími novinkami v oblasti rozvoje eGovernmentu.

Projekt registru zastupování „REZA“ objasní Petr Tiller, jako jeho hlavní architekt. V raxi se jedná o rozšíření základního registru práv a povinností, které bude mít významné dopady na veškeré procesy, neboť nově bude možné v  registru práv a povinností nastavovat zastupování pro řadu úkonů.

Na závěr konference proběhne odborná diskuze, kde bude možno pokládat otázky přednášejícím.

Zuzana Pacinová