Kancelář bude bez papíru

Ať se nám to líbí, nebo ne, vstupujeme do éry digitalizace ve veřejné správě a využití umělé inteligence

Moderní technologie a digitalizace mají stále větší vliv na náš každodenní život. Rychle jsme si zvykli na chytrá auta a mobilní telefony, robotické vysavače a další technologické novinky. Nicméně v pracovním prostředí máme často rezervovaný postoj k novým technologiím a automatizaci procesů. Proč tomu tak je? Vědecké studie ukazují, že jedním z hlavních důvodů je náš odpor k přizpůsobování se změnám.

Pokud však přemýšlíte, jak ušetřit čas, peníze a zároveň přispět k ochraně životního prostředí, je nejvyšší čas přejít na moderní způsob práce. A dobrou zprávou je, že již dnes existuje mnoho nástrojů a technologií umožňujících digitalizaci firemních procesů. Jedním z nich je koncept bezpapírové kanceláře, který nabízí řadu výhod.

Proč byste měli zvážit přechod k bezpapírové kanceláři a využití umělé inteligence (AI)? Digitalizace a využití umělé inteligence ve veřejné správě přináší mnoho výhod. Pomáhá zefektivnit procesy, zlepšit přístup k informacím a podpořit udržitelnost. Využití umělé inteligence a digitálních nástrojů vám umožní zpracovávat a analyzovat obrovské množství dat rychle a přesně.

Automatizace rutinních úkolů pro produktivní procesy

Ve veřejné správě se často setkáváme s množstvím rutinních úkolů, které vyžadují opakování stejných postupů. Umělá inteligence může převzít rutinní úkoly, které zabírají hodně času a energie, jako je například zpracování a kategorizace dokumentů, vyhledávání informací, správa databází a mnoho dalšího. AI může zcela automatizovat některé procesy, což znamená rychlejší a efektivnější vyřizování žádostí, správu evidencí, generování reportů a mnoho dalšího. To nejenže šetří čas, ale také snižuje administrativní zátěž a zvyšuje produktivitu.

Například elektronická archivace a správa dokumentů umožňuje snadný a rychlý přístup k potřebným informacím bez složitého prohledávání fyzických složek. Díky tomu se zkracuje doba hledání a zvyšuje se přesnost poskytovaných dat. Navíc, elektronická komunikace a sdílení dokumentů usnadňuje spolupráci mezi odděleními a různými institucemi, což vede k větší transparentnosti a efektivitě veřejné správy.

Díky využití AI může veřejná správa poskytovat občanům lepší a rychlejší služby. Například inteligentní chatboty mohou odpovídat na běžné dotazy občanů, zpracovávat jejich žádosti a poskytovat informace 24/7.

Optimalizace práce a udržitelný rozvoj ve veřejné správě

Je důležité zdůraznit, že využití AI neznamená nahrazení referentů, ale spíše jejich podporu a optimalizaci práce. AI je nástrojem, který může přinést výhody a usnadnit rutinní úkoly, čímž dává prostor pro větší kreativitu, strategické myšlení a profesní rozvoj.

Přejít k bezpapírové kanceláři je nejen moderním trendem, ale také zodpovědným krokem směrem k budoucnosti. Snížení používání papíru má významný pozitivní dopad na životní prostředí. Méně spotřebovaného papíru znamená méně těžby dřeva, nižší spotřebu energie a vody při výrobě papíru a snížení odpadu. To přispívá k ochraně lesů, snižuje emise skleníkových plynů a šetří cenné zdroje naší planety. Přechod k bezpapírové kanceláři tedy přináší nejen ekonomické výhody, ale také napomáhá udržitelnému rozvoji a zodpovědnému nakládání s přírodními zdroji

Pojďme společně vstoupit do éry digitalizace a přispějme k modernímu a udržitelnému prostředí ve veřejné správě.

Ing. Lucie Římalová
Business Analytik systémů HELIOS
ve společnosti Asseco Solutions